Gjennom Erasmus+ kan ansatte reise på utvekslingsopphold for å undervise eller få opplæring.
Både vitenskapelige ansatte og ansatte i teknisk-administrative stillinger kan få mulighet til å reise på Erasmus+ ansattutveksling. Det er mulig for ansatte å reise på utveksling både innen europeisk og global mobilitet, men det er noen forskjeller i hvordan utvekslingsoppholdene må være mellom de to ordningene.
Det er forventet at ansattmobiliteten skal bidra til å oppnå målsetningene i Erasmus+, EUs agenda for modernisering av høyere utdanning og institusjonenes internasjonale strategi nedfelt i dens Erasmus Policy Statement. Ansattutveksling skal med andre ord bidra til noe mer utover den enkelte ansattes individuelle utbytte og karrièreutvikling.
Det er tillatt med både inn- og utreisende undervisningsmobilitet, men for at en ansatt skal kunne reise på et mobilitetsopphold, må ett av følgende to alternativer være oppfylt:
Uansett om det er snakk om innreisende eller utreisende undervisningsopphold, så må kravene under oppfylles for at oppholdet skal kunne godkjennes.
Et mobilitetsopphold for ansatte som skal undervise ved en partnerinstitusjon kan strekke seg fra 2 dager til 2 måneder (europeisk mobilitet) og 5 dager til 2 måneder (global mobilitet). I tillegg kan det legges til en reisedag i forkant og i etterkant av utvekslingsoppholdet dersom den ansatte trenger det for å komme seg til partnerinsitusjonen. Reisedagene kan ikke regnes med for å oppfylle minstekravet til varighet.
Den ansatte må ha minst 8 timers undervisning per uke (eller i en kortere periode enn en uke). Hvis mobiliteten varer lenger enn en uke, regnes antall timer i den ufullstendige uken proporsjonalt med antall dager. For eksempel: En lærer oppholder seg på vertsinstitusjonen i en uke + 2 dager. Personen skal da undervise i 8 timer + ca. 3 timer, totalt 11 timer.
Undervisning kan ha ulike former som f.eks. seminarer, forelesninger og veiledning. Undervisningen krever at læreren er fysisk til stede sammen med studentene. Veiledning på e-post eller annen form for fjernundervisning teller ikke med i de 8 timene. Utdanningsinstitusjonene står fritt til å avgjøre hvilke type undervisning som skal finansieres gjennom Erasmus+. Innholdet i mobilitetsavtalene må imidlertid vurderes med henblikk på kvalitet og betydning for institusjonens strategi.
Dersom en ansatt reiser på et godkjent mobilitetsopphold nødvendiggjør at oppholdet inkluderer helgedager, bør den ansatte få tildelt stipend for disse helgedagene selv om disse inkluderer aktiviteter relevant for oppholdet. Dette fordi det vil være urimelig å kreve at den ansatte skal finansiere helgedagene selv. Det vil likevel ikke være nødvendig å kreve at det skal medregnes undervisningstimer for de akutuelle helgedagene.
Erasmus+ opplæringsopphold, staff mobility for training, skal støtte opp om den profesjonelle utviklingen av institusjonens ansatte.
Vitenskapelige og teknisk-administrativt ansatte som har et tilsettingsforhold på en norsk institusjon som har ECHE kan delta i ordningen. Innenfor europeisk mobilitet er det kun utreisende opplæringsopphold som kan støttes.
NB! For global mobilitet gjelder følgende når bedrifter/organisasjoner er involvert: Denne typen mobilitet må alltid være fra en høyere utdanningsinstitusjon til en bedrift/organisasjon. Bedrifter/organisasjoner i programland kan ta imot ansatte på opplæring fra høyere utdanningsinstitusjoner i partnerland. Bedrifter/organisasjoner i partnerland kan ikke ta imot ansatte fra utdanningsinstitusjoner i programland for opplæring.
Opplæringsoppholdet kan være på en annen høyere utdanningsinstitusjon eller en annen bedrift eller organisasjon. En institusjonsavtale er ikke påkrevd når opplæringsoppholdet skal gjennomføres ved en annen høyere utdanningsinstitusjon, bedrift eller organisasjon i et programland.
Et mobilitetsopphold for ansatte som skal på opplæring kan strekke seg fra 2 dager til 2 måneder. I tillegg kan det legges til en reisedag i forkant og i etterkant av utvekslingsoppholdet dersom den ansatte trenger det for å komme seg til der opplæringen skal foregå. Reisedagene kan ikke regnes med for å oppfylle minstekravet til varighet.
Hensikten med denne typen mobilitetsopphold er overføring av kunnskap, deling av god praksis, tilegning av praktiske kunnskaper og få nye ideer til undervisning og læring - som videre kan deles internt ved hjemmeinstitusjonen. Det er også et overordnet mål at aktivitetene skal styrke internasjonaliserings-strategien til institusjonen. Konferanser eller andre type arrangement som bare er dedikert til en bestemt faglig disiplin, kvalifiserer ikke som opplæringsopphold.
Følgende aktiviteter er eksempler på aktiviteter som kan inngå i et opplæringsopphold (listen er ikke uttømmende):
Deltakelse på større konferanser, som EAIE eller tilsvarende, godkjennes ikke som et opplæringsopphold. Stipendmidlene skal heller ikke brukes for at ansatte reiser til (nye) partnerinstitusjoner for å opprette/vedlikeholde institusjonssamarbeid. Dette er noe OS-midlene kan brukes til.
Dersom en ansatt reiser på et godkjent mobilitetsopphold nødvendiggjør at oppholdet inkluderer helgedager, bør den ansatte få tildelt stipend for disse helgedagene selv om disse inkluderer aktiviteter relevant for oppholdet. Dette fordi det vil være urimelig å kreve at den ansatte skal finansiere helgedagene selv.
Ansatte kan reise på utvekslingsopphold som kombinerer undervisning og opplæring, og de kan besøke flere enn én institusjon i løpet av samme opphold.
Ansatte som er på et kombinert undervisnings- og opplæringsopphold må ha minst 4 timers undervisning per uke (eller i en kortere periode enn en uke).
Informasjon om innholdet i opplæringsperioden føres inn i mobilitetsavtalen for undervisning.
Når dette rapporteres i Mobility Tool+, rapporterer man en mobilitet i Mobility Tool+ som lærermobilitet, men velger «Combined Teaching and Training». Navn på organisasjonen som tilbyr opplæring, hvor den holder til, og varighet på opplæringen må skrives i feltet «Mobility Comments».
Ansatte kan i løpet av et opphold besøke flere institusjoner innenfor samme land. Vær oppmerksom på at institusjonene må være navngitt i søknaden hvis man reiser på stipend fra Erasmus+ global mobilitet. Når dette rapporteres i Mobility Tool+, velger man én av partnerne som «recieving institution» (hvis oppholdet er lenger hos én av partnerne velger man den institusjonen man har oppholdt seg lengst hos). Deretter forklarer man i kommentarfeltet hvordan man har disponert oppholdet mellom de to gjeldende institusjonene.
Hvis man besøker to ulike partnerinstitusjoner i samme land, er avstanden mellom dem avgjørende for hvordan mobilitetsoppholdet registreres. Hvis det er mindre enn 100 km mellom dem, kan oppholdene regnes som ett mobilitetsopphold.
Er det mer enn 100 km mellom dem, skal aktivitetene regnes som to ulike mobilitetsopphold, med to mobilitetsavtaler og to stipendavtaler. Hvert av oppholdene må da oppfylle minimumskravene til en enkelt mobilitetsperiode.
Før mobilitetsoppholdet starter, må den ansatte inngå to avtaler:
Malen til stipendavtalen finnes på Diku sine nettsider:
Før den ansatte reiser, må mobilitetsoppholdets innhold godkjennes av senderinstitusjon, mottaksinstitusjon og den enkelte ansatte. Dette formaliseres i en mobilitetsavtale, og kan gjøres elektronisk. Eventuelle tillegg til avtalen må gjøres skriftlig og må oppbevares på institusjonen.
Etter at mobilitetsoppholdet er avsluttet skal den ansatte fylle ut og levere rapport fra oppholdet (PG19 s. 277).
Den ansatte får tilsendt en lenke til rapportskjemaet per e-post etter at sluttdatoen for oppholdet er passert.
Erasmuskoordinator kan purre på deltagere som ikke har levert rapprten ved å trykke på «re-send»-knappen i Mobility Tool+, i fanen Participant report i bildet for registrering av den aktuelle deltageren:
Data fra deltakerrapportene hentes inn i sluttrapportene til både sender- og mottakerinstitusjon.
For at et mobilitetsopphold skal godkjennes av både senderinstitusjon og Diku, kreves følgende dokumentasjon:
På slutten av oppholdet må mottakerinstitusjonen utstede dokumentasjon som stadfester start- og sluttdato for oppholdet, samt at de avtalte aktiviteter er gjennomført. Dette gjøres enten i den siste delen av mobilitetsavtalen (after the mobiliy), eller i en separat bekreftelse. Diku har ikke utarbeidet en standardmal for en slik bekreftelse dersom mobilitetsavtalen ikke benyttes til dette formålet.
Alle mobilitetsopphold kan bli gjenstand for revisjon av Diku eller andre. I tilfelle revisjon vil hjemmeinstitusjonen bli bedt om å dokumentere at mobilitetsoppholdet har funnet sted og at stipendet er utbetalt fra institusjonens bankkonto og at det er mottatt av stipendmottaker. Dette dokumenteres med stipendavtalen, mobilitetsavtalen (og eventuelt en separat bekreftelse på mobilitetsperioden) og bankutskrifter. Dersom dette ikke kan dokumenteres, kan det resultere i at stipendet må tilbakebetales til Diku. Det er ikke påkrevd å dokumentere de faktiske utgiftene ved mobilitetsoppholdet, så det er ikke nødvendig å arkivere flybilletter, hotellreservasjoner eller andre kvitteringer i tilfelle en revisjon i forbindelse med Erasmus+-programmet.
Les mer om dokumentasjon i Annex III Financial and contractual rules.
Institusjonene skal anerkjenne mobilitetsoppholdene i henhold til bestemmelsene i ECHE og i mobilitetsavtalen med den ansatte.
Diku oppfordrer institusjonene til å utvikle godkjennings- og meritteringsordninger for ansattes mobilitetsopphold slik at kompetansen de utvikler og erfaringene de høster blir anerkjent.
Institusjonene bør også sørge for at erfaringene de ansatte har fra mobilitetsopphold deles, og slik kan være kilde til inspirasjon for andre (PG19 s. 277).