Når institusjonen har fått tildeling til ett eller flere mobilitetsprosjekt, mottar institusjonen en kontrakt med tilhørende vedlegg fra Diku. De ulike delene av kontrakten deles inn i Annex:
Annex I: Special and general conditions (kontraktens hoveddel)
Annex II: Description of the project, estimated budget (oversikt over tildeling/budsjett)
Annex III: Financial and contractual rules (økonomiske rammer og retningslinjer)
Annex I
Special conditions er den delen av kontrakten som er tilpasset den enkelte institusjons tildeling, og er den eneste delen som skal signeres av norsk institusjon og Diku. Den norske institusjonen skal signere og returnere denne i ett eksemplar til Diku (kan sendes elektronisk). Når den er signert av Diku, sender vi et signert eksemplar tilbake til institusjonen. Partnerinstitusjon er ikke direkte part i denne avtalen. Bestemmelsene i denne delen av kontrakten har presedens over de andre vedleggene.
I tillegg finnes det informasjon om tildelingssum, prosjektets varighet, informasjon om utbetaling og frist for interimrapportering.
General conditions inneholder generelle retningslinjer og føringer for flere av tiltakene innenfor Erasmus+, og den finner du på våre nettsider. Den er delt inn i to deler: Part A: Legal and administrative provisions og B: Financial provisions. Hovedessensen i dette dokumentet knytter seg til begreper og definisjoner, forpliktelser og sjekker. Det er ikke nødvendig å kunne alt i dette dokumentet, men det kan være greit å ha en viss oversikt over hva som finnes av informasjon.
Annex II
Description of the project, estimated budget er en oversikt over hva institusjonen har fått støtte til (hvilke type mobiliteter, antall, hvilke land (global mobilitet) og tildelingssummer.
Annex III
Financial and Contractual rules er et dokument som fastsetter de økonomiske rammebetingelsene i kontrakten. Dokumentet tar for seg ulike vilkår knyttet til stipend, definisjoner av lengde på opphold, vilkår for refusjon, reelle kostnader, special needs osv. Man finner også en oversikt over de ulike kontrollene Diku foretar.
Diku anbefaler at Erasmuskoordinatorene leser kontrakten med tilhørende vedlegg og setter seg inn i de viktigste forholdene før signering. Ta kontakt med Diku dersom dere har spørsmål.
Forlengelse av kontrakt mellom Diku og institusjonen i Global mobilitet
I Global mobilitet er det mulig å søke om forlengelse av kontrakter inngått i 2018 og 2019. For kontrakter inngått i 2018 kan disse forlenges til 31. juli 2020. For kontrakter inngått i 2019 kan disse forlenges til 31. juli 2022. For å forlenge kontrakten sendes en kort søknad med begrunnelse til erasmus@diku.no. Søknaden må sendes senest en måned før opprinnelig sluttdato for kontrakten.
Endring av kontrakt - global mobilitet
I global mobilitet er det føringer på hvilke endringer som kan gjøres med tildelte mobilitetsmidler i løpet av prosjektperioden.
Det er ikke tillatt å overføre midler fra et partnerland til et annet.
Tillatte endringer
(gjelder kontrakter fra 2016-2019)
Følgende endringer er tillatte uten å søke om godkjenning fra Diku, så lenge det ikke fører til en endring av mer enn 40 % av totalbudsjettet:
Mellom type ansattmobilitet (opplæring og undervisning)
Mellom ansatt- og studentmobilitet
Mellom budsjett for stipend og budsjett for reisestøtte
Lengde på opphold og antall personer som reiser (så lenge man holder seg innenfor min/max. oppholdslengde)
Benytte opp til 50 % av OS-midler til stipend/reisestøtte
Og - med forbehold om begrensninger for enkelte land i DCI og EDF;
Mellom innreisende og utreisende studenter/ansatte
Mellom studienivå
Mobility Tool+ viser om dere holder dere innenfor 40 %-regelen (se Dashboard).
Endringer utover dette må godkjennes av Diku. Dette inkluderer samarbeid med partnerinstitusjoner i et partnerland som ikke er listet i kontrakten, samt endring av lengden på kontrakten.
For at studenter og ansatte skal kunne reise på utveksling til partnerinstitusjoner i andre land, må det foreligge en Erasmus+ institusjonsavtale (Inter-institutional Agreement) mellom partene.
En institusjonavstale kan inngås mellom to eller flere utdanningsinstitusjoner, og danner slik rammeverket for at institusjonene kan sende studenter og ansatte på utvekslingsopphold til hverandre.
Europakommisjonen har utarbeidet maler for institusjonsavtaler, og disse malene inneholder minimumskravet til hva avtalene må inneholde. Dersom institusjonene ønsker å legge til flere elementer til avtalene er dette tillatt, men det er ikke mulig å inngå avtaler som er mindre omfattende enn hva malen legger opp til.
Det er forskjellige maler og krav for europeisk og global mobilitet.
Europeisk mobilitet
Inter-institutional agreement (IIA) between Programme Countries
Gyldigheten til IIA for programperioden 2014-2020 er forlenget til å dekke mobiliteter som er finansiert under 2021-utlysningen.
For programperioden 2021-2027 skal alle IIA inngås digitalt.
Global mobilitet
Inter-institutional agreement between Programme Countries and Partner Countries
Institusjoner i programland må ha Erasmus Charter for Higher Education, og institusjoner i partnerland samtykker til å følge prinsippene i charteret gjennom å inngå institusjonsavtalen
