Desk check er en dybdesjekk av saksdokumenter for alle budsjettkategorier. Utvalget er tilfeldig.
Desk check gjennomføres tidligst etter at prosjektperioden er avsluttet og sluttrapporten godkjent. På forespørsel skal institusjonen sende kopier av saksdokumenter for alle budsjettkategorier til Diku, under er det listet eksempler på saksdokumenter som vil blir kontrollert ved en desk check.
Stipendavtaler (Grant agreement)
Læringsavtaler (Learning agreement – student mobility for studies and/or traineeships)
Mobilitetsavtaler (Mobility agreement – staff mobility for teaching and training)
Støttedokumentasjon (Supporting documents for unit contributions and actual cost): Eks. bekreftelser på gjennomføring av utvekslingsperiode, karakterutskrifter og reisebekreftelse.
I forkant av en desk check vil institusjonen motta et brev fra Diku med informasjon om kontrollen, og hvilke dokumenter som skal sendes inn. Dersom Diku finner mangler eller har spørsmål angående innsendte saksdokumenter vil institusjonen bli kontaktet. Når kontrollen er gjennomført vil institusjonen motta brev som sier om kontrollen er godkjent eller ikke.
On-the-spot check
Hva som gjøres ved de tre typene on-the-spot checks som kan gjennomføres:
On-the-spot check during project implementation
This check is undertaken during the implementation of the Project in order for the National Agency to verify directly the reality and eligibility of all project activities and participants.
On-the-spot check after completion of the project
This check is undertaken after the end of the Project and usually after the final report check. In addition to providing all supporting documentation, the beneficiary will enable the National Agency access to the recording of project expense in the beneficiary accounts.
Systems' check
The systems' check is performed to establish the beneficiary's compliance with the commitments undertaken as a result of the ECHE. The beneficiary shall enable National Agency to verify the reality and eligibility of all project activities and participants.
Dette er hentet fra Annex III Financial and contractual rules
