Underveis i prosjektperioden må alle institusjoner levere inn en interimrapport som viser den foreløpige gjennomføringen av prosjektet.
Interimrapportens formål er todelt; (1) se hvordan prosjektene forløper underveis og (2) finne ut om det vil være penger som kan refordeles mellom institusjonene som deltar i tiltaket.
Hvordan interimrapporten gjennomføres
Diku sender ut en e-post til alle institusjonene med et skjema som skal fylles ut og returneres innen en gitt frist. Fristen for interimrapporteringen står i kontrakten mellom Diku og institusjonen (i første del), og den publiseres på Diku sine nettsider om tiltaket.
I interimrapporten skal institusjonen rapportere hvor mange studenter og ansatte som hittil har reist på utvekslingsopphold, hvor mange studenter og ansatte de vet at de kommer til å sende ut i resten av prosjektperioden, samt hvor mye penger de har brukt og skal bruke til stipendmidler for de ulike mobilitetskategoriene. Det rapporteres altså både på antall mobiliteter per kategori og pengebruk. Interimrapporten kan også fungere som en søknad om mer midler, dersom en institusjon rapporterer at de planlegger å sende ut flere studenter og/eller ansatte enn hva de opprinnelig fikk tildeling til.
Hvordan interimrapporten behandles
Når Diku har mottatt interimrapporter fra samtlige institusjoner blir disse gjennomgått, og Diku får slik en samlet oversikt over foreløpig bruk av midler innen tiltaket. Diku kan deretter foreta en refordeling av midler dersom noen institusjoner melder at de ikke får til å bruke alle midlene de opprinnelig fikk tildelt mens andre melder om at de har fått tildelt for lite midler.
Når interimrapportene er ferdig behandlet, gjennomføres nye utbetalinger til institusjonene. Da får institusjonene utbetalt de resterende midlene fra den opprinnelige tildelingen, samt eventuelle ekstra/nytildelte midler. Institusjoner som rapporterer at de ikke vil være i stand til å bruke opp de opprinnelig tildelte midlene, vil enten ikke få en ny tildeling eller måtte tilbakebetale penger til Diku. Alle institusjoner vil bli informert per brev om utfallet av interimrapporten og eventuelle nye utbetalinger eller krav om tilbakebetaling.
Interimrapportering global mobilitet
I løpet av prosjektperioden skal den norske institusjonen levere én interimrapport, og én sluttrapport.
Frist for levering står i kontrakten (Special conditions). Diku sender også ut påminnelser i god tid før rapportering.
Underveis i prosjektperioden må alle institusjoner levere inn en interimrapport som viser den foreløpige gjennomføringen av prosjektet. Interimrapportens formål er tredelt; (1) se hvordan prosjektene forløper underveis, (2) finne ut om det vil være penger som kan refordeles mellom institusjonene som deltar i tiltaket og (3) fungere som en søknad for å få utbetalt resterende midler.
Hvordan interimrapporten gjennomføres
Fristen for interimrapporteringen står i kontrakten mellom Diku og institusjonen (i første del), og den vil variere avhengig av hvorvidt det er et to-årig eller tre-årig prosjekt. Interimrapporteringen gjøres i Mobility Tool+, på samme måte som sluttrapporteringen. I interimrapporten skal institusjonene kun rapportere på antall gjennomførte mobiliteter og planlagte mobiliteter, altså er det ingen kvalitative spørsmål som skal besvares, utover et kommentarfelt.
Dersom institusjonene har brukt mer enn 70 % av de midlene de fikk utbetalt i førstegangsutbetalingen, får de utbetalt 40 % av midlene. Hvis de har brukt mindre enn 70 %, får de en ny sjanse til å rapportere til Diku når de har brukt 70 %.
Hvordan interimrapporten behandles
Når Diku har mottatt interimrapporter fra samtlige institusjoner blir disse gjennomgått, og Diku får slik en samlet oversikt over foreløpig bruk av midler innen tiltaket. Diku kan deretter foreta en refordeling av midler dersom noen institusjoner melder at de ikke får til å bruke alle midlene de opprinnelig fikk tildelt mens andre melder om at de trenger mer midler. Det må være midler tilgjengelig i den spesifikke regionen man ønsker mer midler til.
Når interimrapportene er ferdig behandlet, gjennomføres nye utbetalinger til institusjonene. Da får institusjonene utbetalt de resterende midlene fra den opprinnelige tildelingen, samt eventuelle ekstra/nytildelte midler. Institusjoner som rapporterer at de ikke vil være i stand til å bruke opp de opprinnelig tildelte midlene, vil enten ikke få en ny tildeling eller måtte tilbakebetale penger til Diku. Alle institusjoner vil bli informert per brev om utfallet av interimrapporten og eventuelle nye utbetalinger eller krav om tilbakebetaling.
Sluttrapportering europeisk mobilitet
Innen 30 dager etter at prosjektperioden er over skal institusjonen levere inn en sluttrapport for prosjektet.
Sluttrapporten genereres elektronisk i Mobility Tool+. Rapporten henter inn en rekke statistiske data fra MT+, både for innreisende og utreisende studenter og ansatte, og institusjonen skal kommentere på det statistiske datamaterialet samt besvare en del spørsmål i rapportskjemaet om gjennomføringen av mobilitetsprosjektet. Rapporten leveres inn elektronisk via MT+. Rapporten kan skrives på norsk eller engelsk, men innledningen (summary) må alltid skrives på engelsk.
Vurdering og kontroll av sluttrapporter
Vurdering og kontroll av sluttrapporter gjennomføres etter at prosjektperioden er avsluttet og sluttrapporten er levert til Diku. Behandlingstiden er 60 dager.
Kvalitativ kontroll
Alle rapporter leses og vurderes av Diku. Sluttrapportene brukes for at Diku skal få et inntrykk av om institusjonene gjennomfører prosjektene i henhold til kontraktsbestemmelsene og om arbeidet institusjonene gjør med Erasmus+-mobilitet er av god kvalitet. Sluttrapportene brukes også gjerne som bakgrunnsinformasjon når Diku skal på institusjons- eller monitoreringsbesøk til institusjonen.
Økonomisk kontroll
Det utføres kontroll av alle innleverte sluttrapporter hvor hver enkelt mobilitet blir kontrollert. Diku gjennomfører en evaluering av budsjettkategoriene registrert i Mobility Tool+. Kontrollen omfatter en gjennomgang av registrerte kostnader for enhetsbidrag (Individual support, Travel og Organisational support) og faste kostnader (Special needs support). Formålet er å kontrollere at kostnadene er i tråd med kontraktens føringer og at varigheten på aktiviteten overholdes slik det er definert i Erasmus+ programguide.
Midlene som Diku utbetaler i prosjektperioden skal sees på som forskuddsbetalinger inntil sluttrapporten er godkjent. I tilfeller hvor tildelte midler er ubrukt eller skal tilbakebetales av andre grunner vil Diku kreve midlene tilbakebetalt i euro. Ved retur av midler vil Diku fakturere de aktuelle institusjonene.
Dersom Diku finner mangler eller har spørsmål angående sluttrapporten vil institusjonen blir kontaktet.
Tilbakemelding på sluttrapporten
Når kontrollen er gjennomført vil institusjonen motta brev som svar. I brevet gis det tilbakemelding på de kvalitative delene av rapporten, samt gjennomgangen av budsjettet. Diku evaluerer rapportene basert på følgende kriterier:
Qualitative objectives: the extent to which the original qualitative objectives of the project were met – Maximum 40 points
Quantitative objectives: the extent to which the original quantitative objectives of the project were met – Maximum 40 points
Impact and dissemination – Maximum 20 points
Institusjonen kan motta maksimalt 100 poeng.
Above 75 points: the project is considered very good to excellent in terms of qualitative and quantitative results and these results are worth disseminating more widely.
Between 50 and 75 points: the project is considered average to good.
Below 50 points: such a low score should be applied in exceptional cases. Consequences of the low score are set out in the grant agreement, annex III part B. For KA103 projects, the attribution of such a low score may imply serious concerns on the compliance with the ECHE.
I løpet av prosjektperioden skal den norske institusjonen levere én interimrapport, og én sluttrapport.
Frist for levering står i kontrakten (Special conditions). Diku sender også ut påminnelser i god tid før rapportering.
Innen 60 dager etter at prosjektperioden er over skal institusjonen levere inn en sluttrapport for prosjektet. Sluttrapporten genereres elektronisk i Mobility Tool+. Rapporten henter inn en rekke statistiske data fra MT+, både for innreisende og utreisende studenter og ansatte, og institusjonen skal kommentere på det statistiske datamaterialet samt besvare en del spørsmål i rapportskjemaet om gjennomføringen av mobilitetsprosjektet. Rapporten leveres inn elektronisk via MT+. Rapporten kan skrives på norsk eller engelsk, men innledningen (summary) må alltid skrives på engelsk.
Vurdering og kontroll av sluttrapporter
Vurdering og kontroll av sluttrapporter gjennomføres etter at prosjektperioden er avsluttet og sluttrapporten er levert til Diku. Behandlingstiden er 60 dager.
Kvalitativ kontroll
Alle rapporter leses og vurderes av Diku. Sluttrapportene brukes for at Diku skal få et inntrykk av om institusjonene gjennomfører prosjektene i henhold til kontraktsbestemmelsene og om arbeidet institusjonene gjør med Erasmus+-mobilitet er av god kvalitet. Sluttrapportene brukes også gjerne som bakgrunnsinformasjon når Diku skal på institusjons- eller monitoreringsbesøk til institusjonen.
Økonomisk kontroll
Det utføres kontroll av alle innleverte sluttrapporter hvor hver enkelt mobilitet blir kontrollert. Diku gjennomfører en evaluering av budsjettkategoriene registrert i Mobility Tool+. Kontrollen omfatter en gjennomgang av registrerte kostnader for enhetsbidrag (Individual support, Travel og Organisational support) og faste kostnader (Special needs support). Formålet er å kontrollere at kostnadene er i tråd med kontraktens føringer og at varigheten på aktiviteten overholdes slik det er definert i Erasmus+ programguide.
Midlene som Diku utbetaler i prosjektperioden skal sees på som forskuddsbetalinger inntil sluttrapporten er godkjent. I tilfeller hvor tildelte midler er ubrukt eller skal tilbakebetales av andre grunner vil Diku kreve midlene tilbakebetalt i euro. Ved retur av midler vil Diku fakturere de aktuelle institusjonene.
Dersom Diku finner mangler eller har spørsmål angående sluttrapporten vil institusjonen blir kontaktet.
Tilbakemelding på sluttrapporten
Når kontrollen er gjennomført vil institusjonen motta brev som svar. I brevet gis det tilbakemelding på de kvalitative delene av rapporten, samt gjennomgangen av budsjettet. Diku evaluerer rapportene basert på følgende kriterier.
Qualitative objectives: the extent to which the original qualitative objectives of the project were met – Maximum 40 points
Quantitative objectives: the extent to which the original quantitative objectives of the project were met – Maximum 40 points
Impact and dissemination – Maximum 20 points
Institusjonen kan motta maksimalt 100 poeng.
Above 75 points: the project is considered very good to excellent in terms of qualitative and quantitative results and these results are worth disseminating more widely.
Between 50 and 75 points: the project is considered average to good.
Below 50 points: such a low score should be applied in exceptional cases. Consequences of the low score are set out in the grant agreement, annex III part B.
