Søknad og tildeling av prosjektmidler - Europeisk mobilitet
Søknad om midler
Institusjoner som ønsker å delta i Erasmus+ mobilitet i Europa leverer inn søknad om tildeling innen angitte frister som annonseres på Diku sine nettsider.
Mobilitetstyper:
De ulike mobilitetskategoriene er :
SMS: student mobillity for studies / studiemobilitet
SMP: student mobility for traineeships / praksismobilitet
STA: staff mobility for teaching / undervisningsmobilitet
STT: staff mobility for training / opplæringsmobilitet
Søknaden skal inneholde følgende:
Kontaktinformasjon til institusjonen, legal representative og Erasmus+ kontaktperson.
Antall mobiliteter det søkes om (antall og gjennomsnittsvarighet i måneder): hvor mange mobiliteter de ønsker å få tildelt for kommende studieår.
Declaration of Honour må signeres av legal representative, stemples og lastes opp i søknaden. Dersom ansvaret er delegert, må fullmaktsskjema foreligge ved en eventuell sjekk.
Søknadsbrev: Det er anledning å laste opp et brev som følger søknaden. I dette brevet er det mulig å skrive litt om bakgrunnen for de søknadstallene dere ønsker å få innvilget. Relevant informasjon kan være: eventuelle nye satsninger som kan begrunne behov for økt tildeling, endringer som gjør at dere forventer en økning i en eller flere av mobilitetskategoriene, hvilke land dere normalt sender studenter til, særlig dersom institusjonen sender få studenter. Dette for at Diku bedre skal kunne stipulere hvilke stipendsatser institusjonen kommer til å bruke i tildelingen til enkeltstudenter.
Eventuelle andre opplysninger Diku ønsker i vedleggsbrevet vil kunne bli annonsert sammen med søknadsutlysningen. Det er ikke nødvendig å skrive om den vanlige driften av tiltaket.
Vedleggsbrevet kan skrives på norsk eller engelsk.
Diku mottar årlige budsjetter fra Europakommisjonen som forteller hvor mye penger som skal deles ut i de ulike Erasmus+ tiltakene. Når Diku har mottatt søknader om midler til europeisk mobilitet behandles disse, og midlene fra kommisjonen fordeles.
Diku har anledning til å overføre deler av budsjettet for europeisk mobilitet til andre tiltak innen Erasmus+. Siden Norge mottar ganske lite penger til Strategiske partnerskap og noen områder innen Global mobilitet, pleier Diku å overføre deler av budsjettet til disse tiltakene. Slik har det vært mulig å finansiere flere partnerskap og prosjekter innen global mobilitet enn hva som ellers hadde vært mulig.
Tildelingskriterier
Past performance
Hvordan institusjonens gjennomføringsevne i dette tiltaket har vært de siste to årene: det tas utgangspunkt i sluttrapport/foreløpige registrerte tall fra forrige prosjektår og i interimrapporttallene for inneværende prosjektår. For tildelingene i 2017 tas det utgangspunkt i gjennomføringen fra sluttrapporter eller foreløpige registrerte mobiliteter i Mobility tool+ for 2015-prosjekter, og i interimtallene fra 2016-prosjekter. Dette kriteriet blir vektlagt sterkest i vurderingen av søknaden.
Søknadsbrev
Eventuelle relevante begrunnelser i brevet som institusjonen kan legge ved søknaden tas med i vurderingen.
På søknadstidspunktet vet de færreste institusjonene nøyaktig hvor mange studenter og ansatte som skal reise ut det neste akademiske året, og de vet heller ikke hvor de skal reise. Søknaden blir dermed et anslag over mobilitetsaktivitetene, og Diku har erfart at noen institusjoner gjerne søker om stipendmidler til flere mobiliteter enn de klarer å sende ut.
Hvordan tildelingen beregnes
Generelle prinsipp
Diku forsøker å legge opp til en liten økning i tildelingene for alle institusjoner som søker om mer midler enn hva de har fått tidligere. Dette gjelder for alle mobilitetstypene, men med særlig vekt på studentmobiliteten.
Studentmobilitet
For å beregne hvor mye penger en institusjon får tildelt til studentmobilitet, tas det utgangspunkt i past performance hos den enkelte institusjonen. Gjennomsnittlig varighet på utvekslingsoppholdene studenter har vært på og gjennomsnittlig månedlig stipendsats de siste to årene brukes som grunnlag for å beregne tildelingssummene for inneværende søknadsrunde. Eventuelle justeringer gjøres dersom det er nødvendig eller særlig begrunnet i søknaden.
Ansattmobilitet
Stipendsatsene i Erasmus+ reflekterer om mottakslandet er høy- eller lavkostland, og for ansattmobilitet brukes det fire ulike dagsatser. Siden institusjonene ikke vet hvor de ansatte skal reise når de søker, tildeler Diku en generell sats per mobilitet. Denne satsen er lik for alle institusjoner, og baseres ikke på past performance. Hver ansattmobilitet som innvilges får en tildeling på 800 euro. Denne satsen er tenkt som et tilskudd til reise- og oppholdsutgifter til en ansatt på et utvekslingsopphold på inntil 5 dager. Institusjonene kan selv velge om de ønsker å sende ut flere ansatte på kortere opphold eller færre ansatte på lengre opphold.
OS-midler
OS-midlene (organisational support) tildeles basert på past performance fra siste tilgjengelige sluttrapport eller fra studieåret to år tilbake dersom sluttrapporten fra det året enda ikke er levert inn. Institusjonene får ikke tildelt OS-midler som samsvarer med antallet mobiliteter de tildeles i den aktuelle tildelingsrunden. Dette fordi institusjonene ofte sender ut færre deltagere enn de for tildeling til. Dersom det ikke foreligger past performance, tas det utgangspunkt i inneværende tildeling.
Utbetaling av tildelingen
Diku utbetaler første del av tildelingen til institusjonene når kontrakten som inngås er signert av begge parter. Dette skjer normalt i juni. Pengene overføres til det kontonummeret som er oppført i kontrakten. Ved første utbetaling får institusjonen overført ca. 80 % av den totale tildelingen. Resten av tildelingen, eller en justert tildeling, blir utbetalt etter interimrapporteringen som gjøres underveis i prosjektperioden.
Tildelingen skal ses på som en forhåndsfinansiering av de planlagte aktivitetene i prosjektet. Den endelige tildelingen gjøres først etter at sluttrapporteringen er gjennomført, når det er klart hvilke aktiviteter som faktisk har blitt gjennomført.
