Stipend beregnes etter faste satser som kalkuleres i Mobility Tool+. Det er ulike satser for europeisk mobilitet og global mobilitet, og studenter under global mobilitet får også reisestøtte basert på en distansesats. Bruk Europakommisjonens avstandskalkulator for å beregne reisestøtten til studenter i global mobilitet.
Stipendet er ment som et tilskudd til kostnadene mobilitetsoppholdet medfører, og vil ofte ikke kunne dekke de reelle utgiftene.
Stipendavtale (grant agreement)
Før mobilitetsperioden starter, skal senderinstitusjonen sørge for at hver student har en stipendavtale (grant agreement) for studieoppholdet. Avtalen skal signeres av studenten og senderinstitusjonen. For global mobilitet må stipendavtalen i tillegg signeres av norsk institusjon for innreisende studenter da det er i de aller fleste tilfeller er norsk institusjon som utbetaler stipendet.
Når studenten signerer avtalen, aksepterer studenten formelt stipendets størrelse og godtar forpliktelsene som er knyttet til avtalen. Avtalen skal ha originale signaturer. Det er viktig at institusjonen gjør studenten oppmerksom på alle vilkårene i avtalen, slik at de vet hva de forplikter seg til og hvilke konsekvenser et eventuelt avtalebrudd kan medføre.
Avtalemalen som skal benyttes finnes på Dikus nettsider og oppdateres årlig. Merk at det finnes en egen avtalemal til bruk for europeisk mobilitet og en for global mobilitet. Malen representerer minimumskrav til hva som skal stå i en stipendavtale og man kan derfor ikke ta bort deler av teksten, men institusjonene kan inkludere tilføyelser dersom det er ønskelig.
Manglende stipendavtaler og/eller avtaler uten signaturer er i strid med kontrakten mellom Diku og institusjonen. Dersom det oppdages i en fremtidig revisjon, kan Diku underkjenne det aktuelle utvekslingsoppholdet og be om å få tilbakebetalt stipendmidlene.
Stipend til ansatte
Erasmus+-stipendet er et bidrag til dekning av faktiske reise- og oppholdsutgifter.
Stipend til reise og opphold
Stipend beregnes etter faste satser (dagsatser og distansesatser) som kalkuleres i Mobility Tool+. Reisedager er ikke med i utregning av minimumsoppholdet. Stipendet er ment som et tilskudd til kostnadene mobilitetsoppholdet medfører, og vil ofte ikke kunne dekke de reelle utgiftene. Bruk Europakommisjonens avstandskalkulator for å beregne reisestøtten (PG19 s. 50).
Stipend til reisedager
Ansatte kan få stipend for inntil 2 reisedager. Hvis reisen skjer på samme dag som undervisningen eller opplæringen starter og/eller slutter, skal det ikke gis ekstra stipend for reisedagen(e) (PG19 s. 38).
Exceptional costs
I europeisk mobilitet kan man søke om ekstra økonomisk støtte til dyre innenlandsreiser. Fra 2020-utlysningen inkluderer det støtte til utenlandsreiser med lavere karbonutslipp. Det er kun mulig å søke om "exceptional costs" for ansattmobilitet, og dette gjøres på søknadstidspunktet i februar eller ved interimrapportering i november.
Exceptional costs gjelder i de tilfellene der standard reisestipend ikke dekker minimum 70 % av de reelle utgiftene, og dekker opp til 80 % av reisekostnadene. Diku vil utbetale på faktiske kostnader i sluttoppgjøret av prosjektet.
Les mer om exceptional costs i Annex III Financial and contractual rules, hvor det står mer om støttedokumenter og rapportering av dette tiltaket.
Stipendavtale (grant agreement)
Før mobilitetsperioden starter skal det inngås en stipendavtale mellom den ansatte og senderinstitusjonen. Når den ansatte signerer avtalen, aksepterer vedkommende formelt stipendets størrelse og godtar forpliktelsene som er knyttet til avtalen. Avtalen skal ha originale signaturer.
Avtalemalen som skal benyttes finnes på Dikus nettsider og oppdateres årlig. Merk at det finnes en egen avtalemal til bruk for europeisk mobilitet og en for global mobilitet. Malen representerer minimumskrav til hva som skal stå i en stipendavtale og man kan derfor ikke ta bort deler av teksten, men institusjonene kan inkludere tilføyelser dersom det er ønskelig.
Manglende stipendavtaler og/eller avtaler uten signaturer er i strid med kontrakten mellom Diku og institusjonen. Dersom det oppdages i en fremtidig revisjon, kan Diku underkjenne det aktuelle utvekslingsoppholdet og be om å få tilbakebetalt stipendmidlene.
Utbetaling av stipend
Utbetaling av stipend til utreisende studenter
Institusjonen utbetaler stipendet til studenten i to omganger:
Først en utbetaling før oppholdet starter. Da utbetaler institusjonen 70-100 % av det totale stipendet som er beregnet ut fra varigheten (datoene) for det planlagte oppholdet. (Institusjonen setter prosentandelen for utbetalingen selv i stipendavtalen med studenten).
Når studenten kommer tilbake fra utvekslingsoppholdet, utbetaler institusjonen de resterende stipendmidlene til studenten. Da beregnes stipendet nøyaktig basert på utvekslingsoppholdets faktiske varighet (dokumentert enten i læringsavtalen eller gjennom annen bekreftelse på oppholdets varighet), og studenten får utbetalt den summen som gjenstår for at vedkommende skal ha fått den totale stipendsummen.
Erasmus-stipend og annen tilleggsfinansiering
Utreisende studenter som får Erasmus+ stipend beholder studielån og stipend fra Lånekassen mens de er på utveksling. Dersom en student ikke kvalifiserer for støtte fra Lånekassen, kan studenten likevel få Erasmus+-stipend.
Studenter kan motta annen finansiell støtte (stipender fra andre programmer, fond og legater, andre lån, inntekt fra arbeid, o.l.) i tillegg til Erasmus+-stipendet og Lånekassestøtten. Unntaket er studenter som mottar Erasmus Mundus fellesgradsstipend. Likevel kan hjeminstitusjonen velge å ikke utbetale Erasmus+-stipend til studenter som mottar andre stipender dersom det alternative stipendet er av betydelig størrelse. Diku er klar over at dette har blitt gjort for studenter som har mottat E.ON-stipendet, siden dette stipendet har pleid å være ganske høyt. I stedet har senderinstitusjonen sendt ut disse studentene som zero grant-studenter på Erasmus+-avtalene sine (PG19 s. 44).
Dokumentasjon på utbetalinger til studenter
Alle utbetalinger kan bli gjenstand for revisjon av Diku eller andre. I tilfelle revisjon vil senderinstitusjonen bli bedt om å vise at stipendet er utbetalt fra institusjonens bankkonto og at det er mottatt av studenten. Dersom dette ikke kan dokumenteres, kan det resultere i at stipendet må tilbakebetales til Diku.
Utbetaling av stipend til utreisende ansatte
Siden stipendet som regel ikke dekker alle de faktiske utgiftene, velger mange institusjoner å utbetale stipendet som en del av utbetalingen for reiseregningen den ansatte leverer etter at mobilitetsoppholdet er gjennomført. Det er likevel opp til hver enkelt institusjon å finne fram til utbetalingsmåter som passer inn med egne økonomi- og arkivrutiner.
I stipendavtalens artikkel 3 kan institusjonen selv velge hvilket alternativ de vil sette opp for å beskrive hvordan utbetalingen av stipendet skal foregå. I alt er det tre ulike alternativer å velge mellom.
Tilbakebetaling av ubrukte stipend
Hvis en ansatt ikke er i stand til å fullføre mobilitetsoppholdet i samsvar med bestemmelsene i mobilitetsavtalen, skal senderinstitusjonen kontakte Diku som deretter tar stilling til om den ansatte skal beholde stipendet eller om det skal tilbakebetales.
Beregning av reisestipend ved ett eller flere mobilitetsopphold med ulik start- og sluttsted
Dersom en ansatt reiser på et mobilitetsopphold hvor start- og sluttsted for reisen er ulik, må dette registreres i Mobility Tool+ med en kommentar feltet «Comments on diffent location».
Scenario 1
Hvis en ansatt reiser på mobilitetsopphold til forskjellige land (for eksempel til Frankrike og Spania) uten å reise hjem, skal oppholdet registreres som to separate opphold. Reisestipendet beregnes slik:
Distansen fra hjemsted til oppholdssted i det første landet (Frankrike), og
Distansen mellom oppholdssted i det første landet (Frankrike) og oppholdssted i det andre landet (Spania)
Scenario 2
Hvis en ansatt befinner seg i utlandet og skal reise direkte videre på et Erasmus+-opphold, beregnes avstanden fra det faktiske avreisestedet til vertsinstitusjonen.
Scenario 3
For en ansatt som skal delta på to ulike mobilitetsopphold i samme land, er det avstanden mellom de to stedene vedkommende skal være som avgjør hvordan oppholdene skal behandles:
Hvis avstanden er mindre enn 100 km, kan oppholdene anses og registreres som ett mobilitetsopphold.
Hvis avstanden er mer enn 100 km skal det registreres to separate mobilitetsopphold. Reisestøtten for den andre mobiliteten beregnes etter avstanden mellom den første og den andre institusjonen. Hvert av mobilitetsoppholdene må oppfylle minstekravet til varighet.
Utbetaling av stipend til innreisende studenter og ansatte
I global mobilitet må institusjoner håndtere utbetaling av stipend til innreisende studenter og ansatte i sine mobilitetsprosjekt. I tilfeller hvor den utenlandske studenten eler ansatte er på opphold under 6 måneder, og ikke får opprettet norsk bankkonto, kan det være utfordrende å få utbetalt stipendmidler på en hensiktsmessig måte.
Diku kjenner til at følgende løsninger brukes, enten hver for seg eller i kombinasjon:
VISA/MasterCard «Gavekort»: En form for bankkort med noe begrenset bruk. Maks beløpsgrense er NOK 5000, og kortet gir ikke mulighet for uttak av kontanter. Kortet kan imidlertid brukes i bankterminaler, og i en viss utstrekning til betaling i nettbutikker.
Visa «kontantkort»: Bruksmuligheten er langt på vei lik som for «gavekort», jf. ovenfor, men dette kortet gir også mulighet for kontantuttak. Det koster imidlertid mer å få utstedt slike kort.
Utbetalingsblankett: En form for sjekk, som kan heves bl.a. på postkontor. Det er viktig at navnet på blanketten samsvarer fullt ut slik studentens navn er oppgitt i pass.
Institusjonene må selv kontakte sin bank for å høre hvilke løsninger som er tilgjengelige.
Diku kjenner til at flere banker arbeider med å utvikle nye tilpassede løsninger for denne gruppen, og vil komme med mer informasjon om dette når det er klart.
Valutakurs ved utbetaling av stipend
Det tas ikke hensyn til valutatap-/gevinst i prosjektperioden. Mobilitetsstøtten vil da utgjøre tilsvarende eurobeløp, mens kronebeløpet vil følgelig variere.
Zero grant
I Erasmus+ er det mulig å sende studenter og ansatte på utvekslingsopphold, uten at de mottar Erasmus+-stipend for hele eller deler av oppholdet. Dette kalles zero-grant mobilitetsopphold.
Deltagerne må likevel dekke alle krav som stilles for å delta i mobilitetsaktiviteter i Erasmus+, og de får tilgang på alle andre fordeler og goder som tilbys gjennom Erasmus+-programmet (PG19 s. 44). Zero-grant mobilitetsopphold telles med mot maksimumsvarigheten de ulike mobilitetsoppholdene kan ha (PG19 s. 37).
Det kan for eksempel være aktuelt for en institusjon å ikke gi stipend dersom deltageren tidligere har mottatt Erasmus+-stipend for allerede gjennomførte mobilitetsopphold, dersom deltageren ønsker å utvide mobilitetsoppholdet, eller hvis institusjonen ikke har tilstrekkelig stipendmidler til å gi støtte til hele mobilitetsoppholdet. Det kan også være andre grunner til å benytte zero-grant-alternativet.
Ta gjerne kontakt med Diku dersom det oppstår situasjoner hvor den kan være behov for å benytte zero-grant-alternativet.
