Mobilitet i høyere utdanning for studenter og ansatte

Studiemobilitet

Krav til deltagelse og tillatte akiviteter

Gjennom Erasmus+ får norske studenter mulighet til å reise på studieopphold til utenlandske læresteder, og internasjonale studenter får mulighet til å studere ved norske universiteter og høgskoler.

Formelle krav

For å delta i Erasmus+ må studenten:

  • være registrert på en norsk institusjon som har et Erasmus Charter for Higher Education (ECHE)
  • evt være student på en institusjon i et partnerland med avtale med en norsk institusjon (gjelder for global mobilitet)
  • være registrert på et gradsstudium, enten på bachelor-, master- eller ph.d.-nivå
  • ha begynt på sitt andre studieår innen høyere utdanning

Deltidsstudenter kan også delta i programmet.

Se Programguiden 2019 (PG19) for mer informasjon.

Varighet

  • Minimumsopphold er 3 måneder, en akademisk term eller trimester.
  • Maksimumsopphold er 12 måneder per studienivå (bachelor, master, PhD).

Utvelgelseskriterier

Institusjoner står fritt til å sette kriterier for utvelgelse av Erasmus+ studenter så lenge disse er i tråd med kravene i programmet og ellers er rettferdige, samt gjort synlige og tilgjengelige for potensielle deltagere i forkant av søknadsrunden. 

Eksempler på legitime utvelgelseskriterier kan være karaktersnitt, studieprogresjon, motivasjon, og tidligere deltagelse i Erasmus+. (PG19 s. 273)

For tildeling av stipend til innreisende studenter i global mobilitet, skal studenter fra «less advantaged socio-economic backgrounds» prioriteres hvis de akademiske kvalifikasjonene ellers er like. 

Studier og feltarbeid som del av grad

Stipend kan tildeles studenter på bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Studentene kan følge alle typer undervisning, inkludert arbeid med oppgaver/datainnsamling/feltarbeid (thesis preparations) som inngår i graden studenter tar. Forskningsaktiviteter som ikke spesifikt er en del av en studieplan eller emneplan er ikke tillatt. 

Flere Erasmus+ mobilitetsopphold

Studentene kan være på mobilitetsopphold i inntil 12 måneder på hvert gradsnivå: bachelor, master og ph.d. 

De 12 månedene kan deles opp i flere mobilitetsopphold, men hver mobilitetsperiode må oppfylle kravet til minimumvarigheten for de ulike utvekslingstypene (2 måneder for praksisopphold og 3 måneder for studieopphold) og eventuelle andre gjeldende kriterier. Studentene kan altså ha mange enkeltstående mobilitetsopphold, men disse kan ikke ha en total varighet utover 12 måneder per studienivå.

To eller flere mobilitetssopphold (for eksempel et opphold på 8 måneder og et på 3 måneder) i samme år skal rapporteres som separate mobiliteter. Praksisopphold etter fullført grad skal telles sammen med eventuelle andre utvekslingsopphold studenten har fra det studienivået studenten har avsluttet graden sin innenfor. Mobilitet under LLP-programmet (programperioden før 2014) skal regnes med i de 12 månedene. 

Kan studentene motta to Erasmus+-stipend samtidig?

Studentene kan ikke motta Erasmus+-stipend for både studie- og praksisopphold samtidig - da de vil bli dobbeltfinansiert. Men de kan motta stipend for studie- og praksisopphold samme semester, så lenge oppholdene ikke overlapper. 

 

Læringsavtale

Før utvekslingsoppholdet starter skal studenten, senderinstitusjonen og mottakerinstitusjonen signere en læringsavtale (Learning Agreement).

All informasjon som er etterspurt i læringsavtalene er obligatorisk. Det er mulig å overføre standardtekst til et annet dokument under forutsetning av at innholdet bevares er med. Første del av avtalen, «Before the mobility», må være utfylt og signert av student, senderinstitusjon og mottakerinstitusjon før mobilitetsperioden starter. Eventuelle endringer i læringsavtalen må bekreftes formelt, enten i brev eller elektronisk, f.eks. i e-post.

Delene «During the mobility» og «After the mobility» fylles ut underveis og etter oppholdet av begge utdanningsinstitusjonene, med mindre denne informasjonen finnes i et annet format som oppfyller kravene i læringsavtalen, eksempelvis gjennom skriftlige bekreftelser av endringer eller vedtak om endelig godkjenning av emner tatt under utvekslingsoppholdet.  

Elektroniske/skannede signaturer godtas, men en maskinskrevet signatur er ikke gyldig. Dersom institusjonene har utviklet elektroniske læringsavtaler og/eller elektroniske karakterutskrifter, kan disse fortsatt benyttes.

Se Programguiden 2019 s. 274 for mer informasjon om "learning agreement".

 

Forlengelse av studieoppholdet: studie- og praksismobilitet

Mobilitetsperioden kan forlenges dersom senderinstitusjon og mottakerinstitusjon/praksisplassen er enige, og så lenge følgende forhold er oppfylt:

  • Forespørselen om forlengelse må komme innen en mnd. før den opprinnelige sluttdatoen for utvekslingsoppholdet er passert.
  • Forlengelsen følger straks etter inneværende mobilitetsperiode. Det kan ikke være opphold mellom den opprinnelige perioden og forlengelsen. Dette gjelder ikke for ferier og perioder der mottakerinstitusjonen er stengt. Hvis det er opphold mellom periodene skal dette begrunnes av senderinstitusjonen og godkjennes av Diku.
  • Forlengelsen skal avtales skriftlig av alle parter.
  • Ingen mobilitetsperioder kan forlenges utover en total varighet på 12 måneder per utdanningsnivå. 

Se Programguiden 2019 s. 276 for mer informasjon om "prolongation of students' mobility".

 

Avbrutt mobilitetsopphold - studie- og praksismobilitet

Noen ganger oppstår det situasjoner som gjør at studenten må eller velger å avbryte utvekslingsoppholdet før den planlagte sluttdatoen.

Hvordan slike situasjoner skal håndteres, avhenger av når i det planlagte oppholdet avbruddet skjer og hva som er årsaken til at studenten avbryter oppholdet. Les mer om dette i Annex III Financial and contractual rules.

Varighetsdifferanse på fem dager eller mindre

Et avvik på opp til fem dager i mobilitetsperiodens varighet er tillatt for studie- og praksismobilitet, så lenge minimumslengden på det aktuelle mobilitetsoppholdet er oppnådd (to måneder for praksisopphold og tre måneder for studieopphold). Dersom differansen mellom den bekreftede mobilitetsperioden og den planlagte mobilitetsperioden som stipendsummen er beregnet etter er på fem dager eller færre, er det ikke nødvendig å justere mobilitetsperioden i Mobility tool og gjennomføre en ny beregning av stipendet. Avviket får med andre ord ingen betydning for studenten eller stipendet. Dersom et avvik på fem eller færre dager gjør at minimumslengden på oppholdet ikke oppfylles, skal saken håndteres som et avbrudd før minimumslengden på et opphold er oppnådd (se avsnitt lenger ned på denne siden).

Varighetsdifferanse på mer enn fem dager

Avbrudd etter at minimumslengden på et opphold er oppnådd

Dersom en student avbryter utvekslingsoppholdet sitt før den planlagte sluttdatoen, men etter at studieoppholdet har vart i to eller tre måneder (to måneder for praksisopphold og tre måneder for studieopphold), så vil studenten beholde stipendet for den perioden vedkommende var på utveksling. 

Når utvekslingsoppholdet avbrytes, gjør institusjonen endringer i den registrerte mobilitetsperioden i Mobility tool+ og beregner stipendet på nytt slik at summen beregnes etter den faktiske lengden på utvekslingsoppholdet. Den nye, endelige beregningen av stipendet fører til ett av følgende to scenarioer for studenten: 

  • Dersom studenten har fått utbetalt en høyere sum enn summen for det endelige stipendberegningen ved utvekslingsoppholdets start, må studenten betale tilbake differansen mellom det endelige stipendet og det forhåndsutbetalte stipendet for den opprinnelige beregningen.
  • Dersom studenten har fått utbetalt mindre enn eller en lik sum som for det endelige stipendberegningen, får studenten enten utbetalt de resterende stipendmidlene eller ingen ny utbetaling. 

Avbrudd før minimumslengden på et opphold er oppnådd

Dersom studenten avbryter utvekslingsoppholdet før minimumsvarigheten på oppholdet er oppnådd, vil årsaken til avbruddet være avgjørende for hvilket utfall saken får.

Dersom årsaken til avbruddet kan regnes som et tilfelle av force majeure, kan studenten få beholde hele eller deler av stipendet. Det er Diku som vurderer om en hendelse kan regnes som force majeure, så ta kontakt med Diku så raskt som mulig dersom du har en sak som kanskje kan være force majeure. 

Dersom årsaken til avbruddet ikke kan regnes som et tilfelle av force majeure, skal studenten i utgangspunktet betale tilbake hele det utbetalte stipendet, også for de dagene studenten var ute. Årsaker til at studentene avbryter oppholdet sitt kan være så mangt; hjemlengsel, jobbtilbud, de ombestemmer seg, osv. Det er derfor viktig at institusjonene forbereder studentene godt på utenlandsoppholdet, slik at sjansen for avbrudd minskes. Dersom en student likevel kontakter institusjonen og ønsker å avbryte oppholdet, er det viktig at institusjonen informerer studenten tydelig om konsekvensene og forsøker å finne fram til gode løsninger for alle parter.

Send e-post til Diku dersom det oppstår situasjoner som det er uklart hvordan skal håndteres.

 

Godkjenning av studieoppholdet

Institusjonene skal godkjenne mobilitetsoppholdene i henhold til bestemmelsene i ECHE og i læringsavtalen med studenten.

Forhåndsgodkjenning

Gjennom Erasmus+ studiemobilitet er det kun tillatt at studentene reiser ut for å gjennomføre studieopphold som kan godkjennes som en del av graden studenten studerer til. Senderinstitusjonen skal gi studenten en forhåndsgodkjenning av det planlagte studieopplegget i utlandet, slik at studenten vet at emnene kan godkjennes dersom det planlagte studieløpet følges og emnene bestås.  Studentene skal også informeres om hvordan utenlandsstudiet vil bli godkjent og innpasset i graden hans/hennes. 

Endelig godkjenning og innpass i grad

Når mobilitetsperioden er fullført på en tilfredsstillende måte, skal mottakerinstitusjonen gi studenten karakterutskrift eller annen dokumentasjon på gjennomført utvekslingsopphold i samsvar med det som er avtalt i læringsavtalen. (PG19 s. 276)

Godkjenning av studier på mottakerinstitusjonen kan kun holdes tilbake dersom studenten ikke oppfyller sin del av avtalen som er inngått med sender- og mottakerinstitusjon. I tilfeller der studenten ikke oppnår alle planlagte ECTS, er det opp til senderinstitusjonen å vurdere om oppholdet skal rapporteres og la studenten beholde stipendet. 

Studieopphold som ikke gir studiepoeng fra mottakerinstitusjonen

Ofte tar studentene emner og avlegger eksamen ved det utenlandske lærestedet, og får til slutt en karakterutskrift fra lærestedet i utlandet med X antall studiepoeng som kan innpasses i studenten grad ved hjeminstitusjonen. Disse studiepoengene blir enten godkjent som tilsvarende obligatoriske emner i studentens grad, eller som valgfrie emner.

Det er også tillatt at studenten reiser på utveksling for å følge et undervisningsopplegg som ikke gir studenten studiepoeng fra det utenlandske studiestedet. Et eksempel på et slikt opphold kan være at en student reiser på utveksling til et lærested og følger undervisning som godkjennes som tilsvarende undervisningsbiten eller arbeidskravene til et emne hjemme, og deretter avlegger studenten eksamen ved hjeminstitusjonen sin. Vi vet at dette gjøres på en del studieprogrammer hvor studentene følger halv- eller helårsmoduler med en avsluttende eksamen som utgjør 30-60 studiepoeng, hvor utvekslingen utgjør en del av modulundervisningen og slik godkjennes som et arbeidskrav. Prinsippene i ECHE skal fortsatt overholdes, studentene skal få en læringsavtale, og det skal føres på studentens vitnemål at vedkommende har vært på utveksling.

Dersom institusjonen er usikker på om eller hvordan et slikt opphold kan godkjennes, bør Diku kontaktes.

Bekreftelse på utvekslingsoppholdets varighet

Oppholdets varighet må dokumenteres for at det skal godkjennes og for at studenten skal få utbetalt siste del av stipendet. Datoene må enten stå på karakterutskriften, i læringsavtalen eller i et eget dokument (Certificate of attendance/Confirmation of Erasmus period) som bekrefter oppholdets lengde. Reisebevis, som ombordstigningskort til fly eller tog- og bussbilletter, gjelder ikke som dokumentasjon på oppholdets varighet. 

Start- og sluttdato står det mer om i Programguiden 2019 s. 276 og i Annex III Financial and contractual rules.

Avvik mellom faktisk lengde på studieopphold og avtale

Hvis den bekreftede lengden på oppholdet er kortere enn den som er oppgitt i avtalen med studenten, og differansen er mer enn 5 dager, må Mobility Tool+ oppdateres i samsvar med korrekt oppholdslengde som angitt i karakterutskrift eller annen bekreftelse på opphold. Dette gjelder for opphold over minimumslengde. Avbrudd i løpet av oppholdet skal også registreres i Mobility Tool+. Mobility Tool+ korrigerer stipendbeløpet basert på revidert oppholdsperiode.

 

Studieavgifter

Studentene skal ikke betale avgifter for veiledning, registrering, eksamener, tilgang til laboratorier og bibliotek, o.l. Mottakerinstitusjonen kan likevel kreve at studenten betaler små avgifter som også lokale studenter må betale, som medlemsavgift i studentforening, kopiering, bruk av laboratorieprodukter, o.l. Se Programguiden 2019 s. 274.

Senderinstitusjonen skal ikke be om betaling fra utreisende studenter for tjenester knyttet til organisering eller administrasjon av Erasmus+ mobilitetsperioden.

Institusjonen skal straks gi beskjed til Diku dersom en Erasmus+ samarbeidspartner krever studieavgift eller betaling for tjenester knyttet til organisering eller administrasjon av Erasmus+ oppholdet.

 

Studentrapport - studie- og praksismobilitet

Etter at utvekslingsoppholdet er avsluttet skal alle studenter levere en elektronisk rapport fra oppholdet via EU Survey.

Se Programguiden 2019 s. 269 og Annex III Financial and contractual rules.

Straks sluttdato for oppholdet er passert, sendes det en e-post direkte til studenten fra Mobility Tool+ med lenke til rapportskjemaet. 

Erasmuskoordinator kan sende påminnelser om rapporten til studenter om enda ikke har levert den ved å velge «resend»-knappen i Mobility Tool+. Gå til listen over registrerte mobiliteter og til fanen Participant report for den aktuelle deltageren:

Skjermbilde av rapporteringssystem

 

Data fra deltakerrapportene blir generert og inngår som en del av sluttrapporten (Final Beneficiary Report) til både sender- og mottakerinstitusjonen. I global mobilitet er det kun norsk institusjon som leverer sluttrapport.

 

Erasmus+ Student Charter

Norsk institusjon må informere studentene om innholdet i Erasmus+ Student Charter.

 De må også gi studentene et charter som vedlegg til læringsavtalen før mobilitetsperioden starter. 

Studentcharteret gir informasjon om Erasmus+ studentens rettigheter og plikter.

Gå til studentcharteret.

Kontaktinformasjon:

Har du kommentarer til innholdet på disse sidene? Er det noe som er uforståelig? Mangler det noe?

Send oss innspillene og kommentarene dine på e-post til erasmus@diku.no.

Ansatte i Diku som arbeider med europeisk mobilitet:

Ansatte i Diku som arbeider med global mobilitet: