Initiativet er initiert av Europakommisjonen og har som mål å forenkle de administrative prosessene gjennom;
en online "one stop shop" for studenter via Erasmus+ App, der studenter kan administrere alle stegene av mobilitetsoppholdet før, under og etter.
å digitalisere administrative prosedyrer for institusjonene og effektivisere elektronisk utveksling av akademiske studentdata mellom dem ved å koble informasjonssystemene via Erasmus Without Paper-nettverket (EWP). Dette inkluderer blant annet systemene Online Learning Agreement (OLA) og Erasmus Dashboard.
I tillegg til dette tar initiativet sikte på å legge til rette for digital autentisering av studentenes oppnådde resultater og forenklet anerkjennelse av studentstatusen i hele Europa. Dette vil de oppnå gjennom;
å utvikle en unik europeisk student-identifikator, MyAcademicID, for å ytterligere legge til rette for sikre digitale administrative prosedyrer og skape potensielle koblinger med det nye digitale Europass-initiativet og andre EU-verktøy.
å etablere en felles europeisk studentidentitet ved å gjøre det mulig for institusjoner og studentforeninger å legge til det nye European Student-hologrammet, QR-koden og det unike europeiske studentkortnummeret til eksisterende studentkort. Les mer om European Student Card og se en video om European Student Card her.
Implementering og framdrift
For programperioden 2021 - 2027 vil det gradvis bli obligatorisk å bruke EWP-standard for å overføre data om studenter mellom institusjoner, og det er forventet at institusjonene har en plan for implementering som er knyttet til det følgende veikartet:
Snarest f.o.m. juni 2021: Alle høyere utdanningsinstitusjoner har blitt bedt om å utveksle digitale bilaterale IIA-avtaler for europeisk mobilitet fra juni 2021, så snart IT-systemene er klare til å koble seg til EWP-nettverket, enten via Dashboard eller andre enheter
Kalenderåret 2022: Dette regnes som et overgangsår, slik at at de institusjonene som ikke allerede har koblet seg på EWP-nettverket, skal få tid til å gjøre det. «Gamle» IIA-avtaler kan forlenges slik at de dekker mobiliteter studieåret 2022/2023 (uavhengig av utlysningsåret de finansieres gjennom). Avtale om forlengelse kan skje via e-post. Papiravtaler kan inngås der utvidelse av bilaterale IIA-avtaler ikke er mulig.
Senest innen 31.12.2022: Så snart begge parter er klare til å utveksle digitale IIA-avtaler, og senest innen 31. desember 2022, skal all informasjon fra e-postutvekslinger og papiravtaler overføres til digitale IIA-maler i EWP-systemet. (De digitale avtalene kan inneholde tilleggsinformasjon som er relevant for påfølgende år av programmeringsperioden.)
HK-dir anbefaler alle institusjoner om å involvere sine jurister/personvernombud i forbindelse med implementering av de nye digitale tjenestene, da institusjonen selv har ansvar for å vurdere personvern- og sikkerhetshensyn rundt tjenester de tar i bruk. Resultatene fra ROS-analysen av ESCI kan benyttes som et utgangspunkt for dette arbeidet.
Det er foreløpig uvisst hvordan Unit/Sikt sine studieadministrative fellestjenester skal kobles til EWP, jf. konklusjonen fra behandlingen av resultatene fra det nasjonale forprosjektet.
Noen av EWP-tjenestene er allerede implementert:
Resultatutveksling via EMREX er allerede implementert i nasjonale administrative tjenester. Opptak, godkjenning og Vitnemålsportalen inngår i disse tjenestene.
Student ID: alle nasjonale fellestjenester for opptak og studieadministrasjon støtter allerede innlogging både med nasjonal utdanningsID (gjennom Feide og eduGAIN) og nasjonal digital ID (gjennom eIDAS)
Nordisk samarbeidsprosjekt
HK-dir og de øvrige nordiske nasjonalkontorene har gjennomført et prosjekt som skal støtte de nordiske høyere utdanningsinstitusjonene i overgangen til de digitale løsningene i Erasmus+. Dette prosjektet ble avsluttet i juni 2021.
Prosjektet hentet inn nasjonale eksperter med god erfaring med implementeringen og bruk av de digitale løsningene. Norges nasjonale ekspert var Kristin Torp Skogedal, som er koordinator for Erasmus+-programmet ved Universitetet i Bergen.
Det nasjonale forprosjektet "Digitalisering av studentutveksling"
Forprosjektet ble avsluttet i september 2020, uten en entydig innstilling. Arbeidet med digitalisering av studentutveksling tas med videre som en del av Unit sitt planlagte forprosjekt for modernisering av studieadministrative fellestjenester, og oppstart av videre arbeid vil tidligst kunne starte høsten 2021.
