Mobilitet i høgare utdanning for studentar og tilsette (2021 - 2027)

Stipend til studentar og tilsette

Stipend til studentar

Stipendet til studentane er eit tilskot til kostnadene mobilitetsopphaldet fører med seg, og vil som oftast ikkje dekkje alle dei reelle utgiftene.

Stipend blir rekna etter faste satsar som blir kalkulert i «Beneficiary Module». Det er ulike satsar for KA131 og KA171. 

Reisestipend og ekstra reisedagar

Langtidsmobilitet

Studentar på langtidsmobilitet til programland og partnarland i region 13 – 14 (UK, Sveits m.fl.), skal ikkje ha reisestipend. 

Studentar med færre moglegheiter på langtidsmobilitet til partnarland i region 1 – 12 («den internasjonale dimensjonen» i KA131), har krav på reisestipend.

Det er opp til kvar enkelt institusjon om dei ønskjer å gje reisestipend til øvrige studentar på langtidsmobilitet til partnarland i region 1 – 12. 

Studenter som ikkje får reisestipend, kan velje å reise «grønt» og få eit eingongsbeløp på 50 euro. Studentane som reiser «grønt», kan i tillegg få inntil fire ekstra dagar med stipend til reisa – viss det er aktuelt.

Ei reise blir rekna som «grøn» når hovuddelen av reisa blir gjennomført med transportmiddel som slepp ut lave mengder med klimagassar og anna forureining. «Grøne reiser" tar ofte lengre tid, og studentane kan derfor få opp til fire ekstra dagar med stipend til denne reisa. 

Korttidsmobilitet

Studentar med færre moglegheiter på korttidsmobilitet, anten det er til programland eller partnarland, har krav på reisestipend. 

Det er opp til kvar enkelt institusjon om dei ønskjer å gje reisestipend til øvrige studentar på korttidsmobilitet til partnerland i region 1 – 12. 

Alle studentar på korttidsmobilitet kan få opp til to ekstra dagar med stipend til  reisa. 

Studenter som ikkje får reisestipend, kan velje å reise «grønt» og få eit eingongsbeløp på 50 euro. Studentane som reiser grønt, kan få inntil fire ekstra dagar med stipend til reisa – viss det er aktuelt. Desse dagane kjem i tillegg til dei to ekstra dagane med stipend til reisa.  

Ved registrering av mobilitetsdeltakarar i Beneficiary Module, blir de bedne om å føre inn reiseavstand. Har mobilitetsdeltakaren krav på reisestipend, vil systemet automatisk rekna ut storleiken på dette.

Stipendavtale ("grant agreement")

Før mobilitetsperioden startar, skal senderinstitusjonen sørge for at studenten har ein stipendavtale («grant agreement») for studieopphaldet. Avtalen skal signerast av studenten og senderinstitusjonen. 

Når studenten signerer avtalen, aksepterer studenten formelt størrelsen på stipendet og godtar pliktene som er knytt til avtalen. Avtalen skal ha originale signaturar. Det er viktig at senderinstitusjonen gjer studenten merksam på alle vilkåra i avtalen, slik at dei veit kva dei forpliktar seg til og konsekvensane ved eit eventuelt avtalebrot.

Avtalemalen som skal nyttast finn de på nettsidene til HK-dir. Avtalemalane blir oppdatert kvart år. Malen inneheld minimumskrav til kva som skal stå i ein stipendavtale og de kan difor ikkje ta bort delar av teksten. De kan føye til meir tekst om de ønskjer det.

Manglande stipendavtalar og/eller stipendavtalar utan signatur, er i strid med kontrakten som er inngått mellom institusjonen og HK-dir. Blir forholda oppdaga ved revisjon, kan HK-dir underkjenne mobilitetsopphaldet det gjeld og be om å få tilbake stipendmidlane. 

Stipend til tilsette

Erasmus+-stipendet er eit bidrag til dekning av faktiske reise- og opphaldsutgifter.

Stipend reknast ut etter faste satsar (dagsatsar og distansesatsar) som kalkulerast i «Beneficiary Module». Reisedagar er ikkje med i utrekning av minimumsopphaldet. Stipendet er eit tilskot til kostnadane mobilitetsopphaldet fører med seg, og vil ofte ikkje dekke dei reelle utgiftene.

Reisestipend og ekstra reisedagar

Tilsette som skal på mobilitetsopphald kan få reisestipend for inntil to reisedagar. Dersom reisa skjer på same dag som undervisninga eller opplæringa startar og/eller sluttar, skal det ikkje gis ekstra stipend for reisedagane.

Tilsette som vel å reise «grønt», vil få ein høgare reisesats og opp til fire ekstra reisedagar. Desse reisedagane kjem i tillegg til dei ordinære reisedagane.

Ei reise blir rekna som «grøn» når hovuddelen av reisa blir gjennomført med transportmiddel som slepp ut lave mengder med klimagassar og anna forureining.
 

Stipendavtale («grant agreement»)

Før mobilitetsperioden startar skal det skrivast ein stipendavtale mellom den tilsette og senderinstitusjonen. Når den tilsette signerer avtalen, aksepterer vedkommande formelt stipendets størrelse og godtar pliktene som er knytt til avtalen. Avtalen skal ha originale signaturar. 

Avtalemalen som skal nyttast finn de på nettsidene til HK-dir. Avtalemalane blir oppdatert kvart år. Malen inneheld minimumskrav til kva som skal stå i ein stipendavtale og de kan difor ikkje ta bort delar av teksten. De kan føye til meir tekst om de ønskjer det.  

Manglande stipendavtalar og/eller stipendavtalar utan signatur, er i strid med kontrakten som er inngått mellom institusjonen og HK-dir. Blir forholda oppdaga ved revisjon, kan HK-dir underkjenne mobilitetsopphaldet det gjeld og be om å få tilbake stipendmidlane. 

Utbetaling av stipend

Utbetaling av stipend

Institusjonen utbetaler stipendet til studenten i to omgangar:

Først ein utbetaling før opphaldet startar. Institusjonen utbetalar 70 - 100 % av det totale stipendet som er berekna ut frå lengde (datoane) for det planlagde opphaldet. Institusjonen skriv sjølv inn prosentandelen for utbetalinga i stipendavtalen med studenten.

Når studenten kjem tilbake frå utvekslingsopphaldet, utbetalar institusjonen dei resterande stipendmidlane til studenten. Utrekning av stipendet er då nøyaktig basert på utvekslingsopphaldets faktiske lengde (dokumentert anten i læringsavtalen eller gjennom anna stadfesting på opphaldets lengde), og studenten får utbetalt den summen som står att.

Erasmus+-stipend og annan tilleggsfinansiering

Utreisande studentar som får Erasmus+-stipend vil framleis få studielån og stipend frå Lånekassen mens dei er på utveksling. Dersom ein student ikkje kvalifiserer for støtte frå Lånekassen, kan studenten likevel få Erasmus+-stipend.

Studentar kan ta imot annan finansiell stønad (stipend frå andre program, fond og legatar, anna lån, inntekt frå arbeid, o.l.) i tillegg til Erasmus+-stipendet og Lånekassestøtta. Unnataket er studentar som mottar Erasmus Mundus fellesgradstipend. Senderinstitusjonen kan likevel velgje å ikkje utbetale Erasmus+-stipend til studentar som mottek andre stipend av stor størrelse. HK-dir er klar over at dette har blitt gjort for studentar som har tatt imot E.ON-stipendet, sidan dette stipendet har vore ganske høgt. Senderinstitusjonen har sendt ut desse studentane som «zero grant»-studentar på Erasmus+-avtalene sine. 

Dokumentasjon på utbetalingar til studentar

Alle utbetalingar kan møte revisjon frå HK-dir elle andre. I tilfelle revisjon vil senderinstitusjonen bli bedd om å vise at stipendet er utbetalt frå institusjonen sin bankkonto og at det er studenten som har fått stipendet. Dersom dette ikkje kan dokumenterast, kan det føre til at stipendet må tilbakebetalast  til HK-dir.

Utbetaling av stipend til utreisande tilsette

Stipendet dekkjer som oftast ikkje alle dei faktiske utgiftene. Mange institusjonar vel difor å utbetale stipendet som ein del av utbetalinga for reiserekninga den tilsette leverer etter at mobilitetsopphaldet er ferdig. Det er likevel opp til kvar enkelt institusjon å finne fram til utbetalingsmåtar som passer inn med egne økonomi- og arkivrutinar.

I stipendavtalen kan institusjonen velje korleis utbetalinga av stipendet skal gå føre seg.

Tilbakebetaling av utbrukte stipend

Dersom den tilsette ikkje er i stand til å fullføre mobilitetsopphaldet etter reglane i læringsavtalen, skal senderinstitusjonen kontakte HK-dir som deretter tar stilling til om den tilsette skal halda på stipendet eller om det skal betalast tilbake. 

Utrekning av reisestipend ved eit eller fleire mobilitetsopphald med ulik start- og sluttstad

Dersom den tilsette reiser på eit mobilitetsopphald kor start- og sluttstad for reisa er ulik, må dette registrerast i «Beneficiary Module» med ein kommentar i feltet «Comments on diffent location/receiving organisations».

Scenario 1

Dersom den tilsette reiser på mobilitetsopphald til ulike land (til dømes Frankrike og Spania) utan å reise heim att, skal opphaldet registrerast som to separate opphald. Reisestipendet reknast ut slik:

  • Distansen frå heimstaden til opphaldsstad i det fyrste landet (Frankrike), og
  • Distansen mellom opphaldsstad i det fyrste landet (Frankrike) og opphaldsstad i det andre landet (Spania)

Scenario 2

Dersom den tilsette allereie er i utlandet og skal reise direkte vidare på eit Erasmus+-opphald, reknast avstanden ut frå den faktiske avreisestaden til vertsinstitusjonen.

Scenario 3

Dersom den tilsette skal delta på to ulike mobilitetsopphald i same land, er det avstanden mellom dei to stadane vedkommande skal vere som avgjer korleis opphalda skal bli handsama:

  • Dersom avstanden er mindre enn 100 km, kan dei to opphalda registrerast som eit mobilitetsopphald 
  • Dersom avstanden er meir enn 100 km, skal dei to opphalda registrerast som to separate mobilitetsopphald. Reisestøtta for den andre mobiliteten reknast ut etter avstanden mellom den fyrste og den andre institusjonen. Kvart mobilitetsopphald må oppfylle minstekravet til varigheit.

Valutakurs ved utbetaling av stipend

Det blir ikkje tatt omsyn til valutatap-/gevinst i prosjektperioden. Mobilitetsstøtta vil derfor utgjere tilsvarande eurobeløp, mens kronebeløpet vil variere.

Stønad til ekstra dyre reisar ("exceptional costs")

Studentar og tilsette som i utgangspunktet er kvalifisert for reisestipend, kan få støtte til ekstra dyre reiser.

De søkjer om ekstra økonomisk støtte til dyre reiser på søknadstidspunktet eller i samband med interimrapporten.

Stønad til ekstra dyre reiser gjeld i dei tilfelle der standard reisestipend ikkje dekkjer minimum 70 % av dei reelle utgiftene, og dekkjer opp til 80 % av reisekostnadene. HK-dir utbetaler dei faktiske kostnadane i sluttoppgjeret.

De kan lese meir om dyre reiser («exceptional costs») i «Annex III Financial and contractual rules», kor det også står meir om støttedokument og rapportering.

Inkluderingsstøtte

Alle utdanningsinstitusjonar som deltek i Erasmus+, forpliktar seg til å leggje til rette for personar med spesielle behov eller nedsett funksjonsevne. Viss du har deltakarar som har behov for tilrettelegging som vil føre til ekstrautgifter under mobiliteten, kan du søkje oss om inkluderingsstønad. 

Me kan, etter behov, gje ekstra midlar for tilrettelegging. Du kan søkje om dette i same søknadsskjema som for prosjektmidlane, eller i etterkant når behovet melder seg. Du kan få inntil 100 prosent finansiering. Midlane skal dekkje ekstrautgifter som ikkje blir dekt av hjelpemiddel/støtte som personen har krav på å ta med seg frå Noreg.

Institusjonen vil få 100 euro per deltakar som får inkluderingsstønad, for å støtta organiseringa av mobilitetsopphaldet til deltakarane.

For at studenten eller den tilsette skal få inkluderingsstønad treng me eit estimat (budsjett, helsa i euro) over planlagde kostnader og nokre ord om kva støtta skal brukast til. Me ønskjer ikkje tilsend legeerklæring ol., 

Du må innhenta dokumentasjon på behov, og sjekka at beløpa det blir søkt om støtte til ikkje blir dekt av Nav (typisk er dette tinget som Nav ikkje dekkjer i utlandet, som då kan bli dekket via inkluderingsstønad frå Erasmus+). Denne dokumentasjonen skal ikkje sendast vidare til oss.

Støtta kjem som eit ekstratilskot og baserer seg på reelle kostnader, så du må innhente dokumentasjon på alle utgifter (t.d. kvitteringar) og sende dette inn når mobiliteten er ferdig, eller på sluttrapporteringstidspunktet. Du må òg oppbevare all dokumentasjon i saka i tilfelle framtidig sjekk. 

Viss du ikkje har oversikt heilt endå, kan du søkja om denne støtta når som helst i prosjektperioden, og så utbetaler me som hovudregel på første tildeling, ved interim eller sluttrapport. 

Du søkjer ved å sende ein e-post til erasmus@hkdir.no.

Zero grant

I Erasmus+ er det mogleg å sende studentar og tilsette på mobilitetsopphald utan at dei mottar Erasmus+-stipend for heile eller deler av opphaldet. Dette kallast «zero grant»-mobilitetsopphald.

Deltakarane må likevel dekkje alle krav som stillast for å delta i mobilitetsaktiviteter i Erasmus+, og dei får tilgang på alle andre fordelar og godar som blir tilbydd gjennom Erasmus+-programmet. «Zero grant»-mobilitetsopphald blir telt med mot maksimumslengda dei ulike mobilitetsopphalda kan ha.

Det kan til dømes vere aktuelt for ein institusjon å ikkje gje stipend dersom deltakaren tidlegare har mottatt Erasmus+-stipend for allereie gjennomførte mobilitetsopphald, dersom deltakaren ønskjer å utvide mobilitetsopphaldet, eller dersom institusjonen ikkje har tilstrekkeleg med stipendmidlar til å gje støtte til heile mobilitetsopphaldet. Det kan også vere andre grunner til å ta i bruk «zero grant»-alternativet.

Ta gjerne kontakt med HK-dir dersom det oppstår situasjonar kor det kan vere behov for å ta i bruk «zero grant»-alternativet.