Veiledningsvideoer Mobility Tool+

Mobility Tool+ er et verktøy utviklet av Europakommisjonen for prosjektstyring slik at prosjektene skal få oversikt og kontroll over aktiviteter og budsjett. Denne siden er laget for å gjøre det enklere å navigere i verktøyet.

    Del 1: Bli kjent med Mobility Tool+

    Mobility Tool+ (MT+) er et verktøy utviklet av Europakommisjonen for prosjektstyring slik at prosjektene skal få oversikt og kontroll over aktiviteter og budsjett. Dette skal brukes som administrativt verktøy for prosjektledere som gjennomfører et Skoleutvekslingspartnerskap og det er her man sender inn sluttrapporten.  

    Mobility Tool+ gir deg oversikt og kontroll over de ulike stadiene i prosjektet:  

    • Administrasjon og prosjektdrift  
    • Registrering av deltakere på aktiviteter  
    • Oversikt over budsjett  
    • Sende inn sluttrapport   

    I denne videoen trykker vi oss igjennom de ulike fanene og knappene som finnes for å bli litt mer kjent med verktøyet. Helt kort ser vi på hva finnes som finnes og hva må man gjøre for å få informasjonen på plass.   

    Innlogging

    • For å få tilgang til MT+ trenger du en EU Login-brukerkonto.  
    • Denne oppretter du selv på en enkel måte.  
    • Trykk på Create an account for å opprette bruker.  
    • Når du har lagt inn informasjon som kreves vil du motta en e-post for å bekrefte registering.  

    Gå til Mobility Tool+ 

    Du logger inn i MT+ med din EU Login-konto.  
    Når man er innlogget vil man finne en liste med prosjekter dersom man er med i flere. Velg det prosjektet du vil registrere eller rapportere i.  

    Hvem har tilgang til prosjekter og hvordan får man det?

    Personer som er kontaktpersoner i prosjekter får automatisk tilgang til prosjekter de skal administrere i MT+. Andre personer ved institusjonen som også skal ha tilgang til prosjektet må legges til manuelt av Erasmus+ kontaktpersonen eller andre med tilgang til prosjektet i MT+. Dette gjøres på følgende måte: 

    En person med tilgang til prosjektet i logger seg inn MT+ og går inn i det aktuelle prosjektet du skal gi noen tilgang til. 

    • Gå til fanen «Contacts». 
    • Trykk på den grønne knappen høyt til høyre. 
    • Fyll inn informasjonen som etterspørres og huk av for hvilke tilganger til prosjektet vedkommende skal ha; redigeringstilgang (Edit Access) eller kun tilgang til å se det som er registrert (View Access). 
    • Lagre registreringen. 

    Vedkommende som nå er lagt til i prosjektet må ha en EU Login-konto, og e-postadressen som er lagt inn i MT+ må være den samme som vedkommende bruker i EU Login-kontoen.  

    Hvordan se, endre eller slette informasjon?

    Det er tre små ikoner som er gjennomgående i hele MT+. 

    Det først ikonet ser ut som en liten skjerm som heter «view». Ved å trykke på den får man opp mer informasjon, i dette tilfelle ser man informasjon som ligger inne om kontakten i prosjektet.  

    Det neste ikonet viser en liten blyant, «edit». Dette er tegnet for å endre noe. Hvis man trykker på det får man mulighet til å legge inn informasjon eller endringer. For eksempel dersom man vil endre tilgang, så går man inn ved å trykke på blyant og endrer «Access to Project». Man kan også legge til nye kontakter dersom det oppstår endringer i de ansatte som skal jobbe med prosjektet på intstitusjonen. Alle bokser med «value required» må fylles ut. Så trykker man lagre.  

    Til slutt er ikonet for et søppelspann «delete» for å slette informasjon.   

    Når det står en grønn knapp med «create» betyr det at man kan legge noe til i MT+. Hvis dere for eksempel ser at det mangler en person som også skal jobbe med prosjektet, trykker dere på «create», legger til informasjonen og trykker lagre.  

    Gjennomgang av de ulike fanene

    Project details 
    Den første fanen heter «details» og viser en oversikt over informasjonen om prosjektet. I første boks vises det prosjekttype i dette tilfellet Action Type - KA229 - School Exchange Partnership, hvilket år prosjektet ble tildelt «call year», start, sluttdato samt lengde. I neste boks står navn på prosjektet, et akronym og prosjektnummeret.  

    Dersom dere kontakter oss om hjelp ber vi ofte om å få vite prosjektnummeret slik at vi kan hjelpe litt raskere. Vi vil nå gå kort gjennom de neste to fanene og vise hvilken informasjon man finner der.  

    Project log 
    Her kan du se om andre partnere har vært inne og gjort endringer i prosjektet. Man vil få opp hvilken dato endringen ble gjort og av hvem.  

    Organisations 
    Under fanen «organisations» finner man alle partnerne i prosjektet listet opp. Man ser også hvem som står som «beneficiary» som koordinerer prosjektet. I skoleutvekslingspartnerskap står den norske partneren uansett som beneficiary siden alle i KA299 har kontrakt med sine nasjonalkontor, mens de andre vil stå som partner. Dere vil finne ut hvem som koordinerer prosjektet ved å finne institusjonen som står huket av som «coordinator».  

    Contacts 
    Under neste fane «Contacts» finner dere alle kontakter i prosjektet. De er listet opp med hvilken inisitusjon de jobber for, navn, stilling, kontaktinformasjon og hvilken rettighet de har i MT+. 

    «Access to project» beskriver tilgang i prosjektet. Hver person er markert med en E for «edit» og V for «view» som indikerer om personen har mulighet til å redigere eller bare lese. I tillegg kan man finne hvem som er «Legal Representative» ved hver institusjon. Og man vil finne den som er hovedkontaktperson markert som «Preferred Contact».  

    Project management and implementation
    Her legger man til prosjektsstyringsmidler for sin institusjon.  

    • For å legge inn beløpet trykker man på blyantsymboler og da får man mulighet til å redigere beløpet. 
    • Når dere har funnet riktig beløp dere skal rapportere trykker dere på lagre. Dere vil finne tildelt beløp under «Approved Budget (by National Agency)» i grått rett nedunder.  
    • I tekstboksen under blir man bedt om å gi beskjed om man rapporterer et annet beløp enn det som er tildelt.
    • I den nederste tekstboksen blir man bedt om å beskrive prosjektaktiviteter og utgifter som er dekket med prosjektstyringsmidler. Eksempler på dette kan være bevertning dersom man får andre partnere på besøk. Et annet kan være frikjøp av ansatte, for å dekke noe av deres tid som brukes i prosjektet, dersom det er vikarutgifter fordi en ansatt er på en reise med prosjektet.  

    Learning, teaching and training activity
    Under denne fanen skal man rapportere aktiviteter som har blitt gjennomført i prosjektet. I skoleutvekslingspartnerskap er det koordinator i prosjektet som må å opprette aktivitetene som prosjektet har fått tildelt i budsjettet. Når aktiviteten er opprettet kan de andre partnerne legge til egne deltagere i aktivitetene.  Se mer i egen video under Del 2 - Hvordan registrere aktiviteter.  

    Special Costs 
    Har du fått støtte til exceptional costs eller special needs til aktiviteten? I så fall må du legge inn beløp og beskrivelse av utgiften. Merk at du må du legge ved fakturaer som dokumenterer utgiftene. Dette er den eneste dokumentasjonen du skal sende inn sammen med sluttrapporten.  Se mer i egen video om rapportering.  

    Other Project Events 
    Her lister man opp og beskriver alle andre prosjektaktiviteter enn læringsaktiviteter. Dette kan for eksempel være prosjektledermøter, formidlingsaktiviteter og andre lokale aktiviteter og arrangementer lokalt (som man ikke rapporterer som reise). Aktivitetene som er oppført her vil bli inkludert i partnerskapets sluttrapport som en del av prosjektplanen. 

    Merk at kun koordinatorskolen kan redigere informasjonen i denne delen. Opprett aktiviteter ved å trykke «create» og legge til informasjon i boksene. Man beskriver hvilken type aktivitet det er, start og sluttdato og beskrivelse av innhold. Trykk lagre.  

    Budsjett 
    Her får man opp en liste med budsjettposter nedover og tre kolonner til venstre.  
    Den første kolonnen viser hva man har fått tildelt i prosjektet. Den andre viser det som er rapportert i MT+ og den tredje viser prosentvis rapportert av tildelt beløp. Merk at man her bare skal få en oversikt, mens man legger til utgiftene under andre faner.  

    Rapport 
    Her oppretter man, skriver inn i og sender rapporten. Se egen video om sluttrapportering .

    Partnership Dashboard 
    Her får man oversikt over status til leverte sluttrapporter i prosjektet fra egen institusjon og andre partnere. Se mer i egen video om sluttrapportering.  

    Del 2: Hvordan registrere aktiviteter?

    Hva er en aktivitet?

    Med aktivitet mener vi det prosjektet har fått innvilget under "Learning, Teaching and Training Activities". Vi skiller mellom fire ulike typer aktiviteter​ som prosjektene la inn når man søkte om et skoleutvekslingspartnerskap.

    Det finnes langtidsopphold for lærere og elever samt korttidsopphold gruppeutveksling av elever eller korttidsopphold for lærere. De aller fleste av KA229 prosjektene har korttidsopphold for utveksling av elevgrupper eller kortere opphold for lærere. 

    Tildelte aktiviteter finner man listet opp i budsjettet/Annex II, som fulgte ved kontrakten dere fikk ved innvilget prosjekt. Her står aktivitetene oppført med bokstaven C og et tall. Dersom man ønsker mer detaljert informasjon som destinasjon, tittel og beskrivelse av innhold kan man se i søknaden.  

    I budsjettet (Annex II) finner man informasjon om type aktivitet, nummer på aktiviteten, hvor mange deltagere man har fått støtte til og sats til reise og opphold.  

    Learning, Teaching and Training Activities 

    Vi vil nå vise tre ulike varianter av hvordan man skal rapportere en aktivitet under Learning, Teaching and Training Activities. Når man legger til aktiviteter vil man se at det finnes en rullegardin med tre valg. Aktiviteter kan enten være helt fysiske, heldigitale eller en kombinasjon av fysiske og digitale deler.  

    • Fysisk – Fysisk aktivitet  
    • Virtual – Heldigital aktivitet   
    • Blendet – Aktivitet som inneholder både fysisk møte og digital komponent  

    Gå til fanen som heter Learning, Teaching and Training Activities. Husk å alltid lese hjelpeteksten som finnes på siden. Når boksen for å legge inn tall er lysegrå betyr det at man ikke skal fylle inn tall der fordi det enten kommer opp av seg selv eller ikke gjelder.  

    Læringsaktiviteter kan bare opprettes av koordinatorinstitusjonen. Aktiviteter opprettet av koordinatoren vil deretter bli tilgjengelig for alle partnere for å legge til sine egne deltakere som har deltatt på/reist til en aktivitet.

    Under viser vi først hvordan man oppretter en fysisk aktivitet som koordinator, deretter hvordan partnere kan legge til sine deltagere.  

    For koordinator 
    Ved trykke på den grønne knappen «+create» får man opp et nytt vindu hvor man blir bedt om å gi en del informasjon om aktiviteten som har funnet sted. Man må deretter fylle inn all informasjon som står merket i oransje med «Value required».  

    • Aktivitetstype 
    • Tittel 
    • Hvem som hadde ansvaret for aktiviteten (Leading Organisation) 
    • Hvor aktiviteten fant sted (Country of Venue) og (City of Venue) 
    • Start og sluttdato 
    • Varighet (antall dager man hadde aktivitet med innhold) 
    • Antall lokale deltagere (personer som ikke har reist (f.eks. deltakere fra vertsorganisasjonen) skal legges til under «lokale deltakere» dersom de har deltatt direkte i aktiviteten) 
    • Beskrivelse av aktiviteten  
    • Beskrivelse av utbytte for deltagere på aktiviteten  

    Når alle oransje felt med «value required» har forsvunnet så kan man lagre aktiviteten. Informasjonen du oppgir her vil bli overført til partnerskolene dine og vist i deres eget Mobility Tool+-område. Husk at dette er den samme informasjonen som vil komme frem i sluttrapporten og det er derfor viktig med gode beskrivelser av aktiviteten.  

    Vær oppmerksom på at når partnerne i prosjektet har begynt å legge til deltakergruppene sine, vil man ikke kunne slette aktiviteten eller endre nøkkelinformasjon som den vi nettopp listet opp. 

    Dette er for at alle deltakende skoler skal være klar over store endringer i aktivitetene. I tilfelle du trenger å slette en aktivitet eller innføre en større endring, må du koordinere med partnerne dine for å fjerne gruppene med deltakere før endringen kan gjøres. 

    For å legge til deltagere – både koordinator og partner 
    Etter at koordinator i prosjektet har lagt til aktiviteten må hver av partnerne legge til sine egne deltakere som har deltatt fra sine institusjoner. Deltakergruppene vil være synlige på for alle.  

    • Finn riktig aktivitet i listen under læringsaktiviteter.  
    • Klikk på «view» til høyre på riktig linje og rull ned til man finner «Groups». Dette er for å legge til gruppe med deltagere.  
    • Til høyre under «groups» må man velge den grønne knappen «+create» for å legge til deltagere.  
    • Trykk create og legg til informasjon under de ulike delene. 
    • Number of Participants – her skiller man mellom deltagende elever, følgepersoner og personer som har fått tildelt ekstra støtte (under special needs). Man kan velge å registrere «Number of Participants with Fewer Opportunities» for å vise at man har tatt med deltagere med færre muligheter, men dette har ikke påvirkning på satsene eller budsjettet.  
    • Individual support - Number of participants requiring an individual support grant - physical activity, her lister man også opp deltagere og følgepersoner.  
    • Travel - Total Number of Persons Requiring a Travel Grant. Obs: Request Exceptional Costs for Expensive Travel? Dette må man ha søkt om på forhånd – sjekk budsjett.   
    • Distance band - For å fylle inn distance band kan det være lurt å sjekke opp i budsjettet hva som ble søkt om og man kan også sjekke hvor langt det er fra institusjon til institusjon.  
    • Husk å lagre til slutt.  
    • NB: Koordinator må legge til deltagere fra egen skole på de aktivitetene de har deltatt på på lik linje med partnere.  

    Registrering av en digital aktivitet (virtual)

    For koordinator 

    Dersom prosjektet har gjennomført en digital aktivitet så skal denne på lik linje som med fysiske aktiviteter, registres under Learning, teaching and training activities. Det er fremdeles bare koordinator som kan opprette aktivitetene. Opprett aktiviteten og før inn all informasjon som er merket med «value required». 

    Det er viktig at man velger man riktig type fra rullegardinmenyen «Virtual/Blended Activity» og markerer hele aktiviteten som digital.   

    Når man velger «virtual» (digital) vil aktiviteten automatisk bli flagget mobiliteten som Force Majeure ettersom heldigitale aktiviteter ble mulig under pandemien for å gi flere muligheter til prosjektene som ikke kunne reise. 

    For å legge til deltagere på en digital aktivitet (virtual) 

    • Finn riktig aktivitet i listen under læringsaktiviteter.  
    • Klikk på «view» til høyre på riktig linje og rull ned til man finner «Groups». Dette er for å legge til gruppe med deltagere.  
    • Til høyre under «groups» må man velge den grønne knappen «+create» for å legge til deltagere eller en person dersom man har deltatt på en aktivitet som eneste person fra institusjonen.  
    • Trykk «create» og legg til informasjon under de ulike delene. 
    • Number of Participants – her skiller man mellom deltagende elever, følgepersoner og personer som har fått tildelt ekstra støtte (under special needs). Man kan velge å registrere «Number of Participants with Fewer Opportunities» for å vise at man har tatt med deltagere med færre muligheter, uten dette har ikke påvirkning på satsene eller budsjettet.  
    • Individual support – Her legger man til antall deltagere under de boksene som nevner «virtual activity”. Den andre boksene er grå for å vise at man ikke kan legge til informasjon. Number of participants requiring an individual support grant - virtual activity. Også her skiller man mellom følgepersoner eller deltagere.  
    • Travel – finnes ikke siden man ikke har reist noe sted.  
    • NB: Force Majeure Explanations fyll ut informasjon om hvorfor man ikke kunne gjennomføre aktiviteten fysisk. Dette fylles ut av hver partnerskole som legger til sine deltagere, grunnen er at man kan ha opplevd ulike hindringer.  
    • Husk å trykke lagre nede i høyre hjørne.  

    Registrering av en hybrid aktivitet (blended)

    Dersom prosjektet har gjennomført en hybrid aktivitet så skal denne registres under Learning, teaching and training activities. 

    For koordinator  

    • Det er fremdeles bare koordinator som kan opprette aktivitetene. 
    • Det er viktig at man velger man riktig type fra rullegardinmenyen «Virtual/Blended Activity» og markerer hele aktiviteten som blended.   
    • Opprett aktiviteten og før inn all informasjon som er merket med «value required». 
    • Start og sluttdatoen skal være oppgitt slik at den inkluderer både den digitale og den fysiske delen av aktiviteten selv om det var litt opphold i tid mellom de ulike delene. Lengden på den ulike delene kan deretter blir oppgitt separat under deltagere.   

    For å legge til deltagere til en hybrid aktivitet (blended)

    • Finn riktig aktivitet i listen under læringsaktiviteter.  
    • Klikk på «view» til høyre på riktig linje og rull ned til man finner «Groups». Dette er for å legge til gruppe med deltagere.  
    • Til høyre under «groups» må man velge den grønne knappen «+create» for å legge til deltagere eller en person dersom man har deltatt på en aktivitet som eneste person fra institusjonen.  
    • Trykk create og legg til informasjon under de ulike delene. 
    • Her vil man både kunne legge til digital og fysisk deltagelse.  
    • Det har vært litt utfordringer med å lagre både digital og fysisk deltagelse under samme deltagergruppe, særlig hvis man har forskjellige antall deltagere. Når man legger til deltagelse kan man derfor også legge til deltagere to ganger under groups. En gang som fysisk og en gang digital. Trykk «+create» en gang til og fyll inn informasjon. Her kan man følge den veiledningen som allerede er presentert.  

    Del 3: Hvordan sende inn sluttrapport?

    For Erasmus+ KA229 Skoleutvekslingspartnerskap skal koordinatoren i prosjektet sende en kvalitativ rapport på vegne av alle partnere innen 60 dager etter endt prosjekt. Partnerne i prosjektet må ferdigstille sin del av rapporten som i hovedsak omhandler bruken av midler og rapportering i henhold til kontrakten de har med sine NA-kontor. Partnere må også bekrefte at de stiller seg bak informasjonen som er gitt av koordinator i Mobility Tool+. 

    Det beste tipset vi kan gi dere er å bruke Mobility Tool+ som rapporteringsverktøy underveis gjennom hele prosjektperioden. Da vil sluttrapporteringen bli mye lettere. Hoveddelen av rapporten baseres på det dere fører opp under “Learning, Teaching and Training Activities”. Dette finner dere en egen video på under Del 2 - Hvordan registrere aktiviteter? 

    Hvordan starte på sluttrapporten?

    Når dere er inne i Mobility Tool+ vil dere finne en fane som heter “Reports” og det er her dere finner sluttrapporten. Når det er tid for å sluttrapportere kan dere starte på sluttrapporten ved å trykke på “Generate Beneficiary Report”. Når dette er gjort har dere opprettet sluttrapporten i Mobility Tool+ og kan fortsette å redigere i denne til den er klar for levering.  

    Hvordan redigere i sluttrapporten?

    Dere trenger kun å opprette sluttrapporten som vist i forrige lysbilde én gang. Når dette er gjort vil dere få opp bilde som vist her, hver gang dere logger dere inn i prosjektet og trykker på fanen “Reports”. Det er fullt mulig å jobbe med sluttrapporten over flere dager ettersom dataen i rapporten lagres mellom hver gang.  

    Metrolinjen dere ser på bildet viser forløpet fra dere starter på sluttrapporteringen til dere har levert og vi på HK-dir er ferdig med saksbehandlingen.  

    Hvordan ser det ut i selve sluttrapporten?

    Koordinator 

    Når dere klikker på “Edit draft” vil dere se selve sluttrapporten. I venstre marg her ser dere de ulike delene som sluttrapporten består av og som må fylles ut før den kan leveres. Dette skjermbildet er fra en koordinator-rapport som har noen flere felt å fylle inn enn der er for partnere. Dere finner en egen video for hvordan dere fører opp gjennomførte aktiviteter under “Learning, Teaching and Training Activities”.  Som dere ser, er dette en egen del av sluttrapporten. Det dere fører opp av aktiviteter vil også automatisk føres inn i delen som heter “Budget”. Så som dere skjønner vil det blir mye enklere for dere å sluttrapportere dersom dere kontinuerlig har brukt Mobility Tool+ underveis i prosjektperioden for å oppdatere gjennomførte aktiviteter.  

    Etter hvert som dere får fylt inn informasjon på de ulike delene vil det komme en grønn hake til høyre. Prosjektsammendraget kopieres automatisk fra søknadsteksten så her er det viktig at dere fyller inn beskrivelse av hva dere har oppnådd i prosjektet (fortid). Når alle disse feltene har en grønn hake ved siden av seg kan dere levere sluttrapporten. Den eneste delen som ikke får grønn hake er “Annexes”. Her skal dere laste ned “Declaration of Honour” som skal signeres av den som er registrert som legal representative på institusjonen deres. 

    Partnere

    Det samme gjelder for partnere, men som dere ser er det litt færre felt å fylle ut for partnere enn det er for koordinatorer. Dere skal blant annet ikke skrive inn noe på «Project Summary» eller «Project Management».  

    Dette er fordi partneren som nevnt hovedsakelig skal rapportere på budsjett og regnskap per aktivitet, og koordinator rapporterer på den kvalitative delen av gjennomføringen av prosjektet.  

    Hvordan levere sluttrapporten?

    Koordinatorer 

    Når dere er sikre på at alt er fylt inn og alle delene i sluttrapporten har fått en grønn hake til høyre, så er stegene som følger: 

    1. Klikke «Start Submission Process». Når dette er gjort åpner det for at alle partnere kan klikke på «Ready for Submission»  

    2.Når alle partnere har klikket «Ready for Submission» skal koordinator klikke «Submit all reports» under fanen «Partnership Dashboard» (Ikke under fanen «Reports») 

    Tips: I fanen «Partnership Dashboard» kan både koordinator og partnere se status for alle partnerprosjektene. Her vil det stå hvilke prosjekt som ikke har klikket «Ready for Submission». På denne måten kan koordinator ved behov ta direkte kontakt med partneren det gjelder. 

    Partnere

    Når dere er sikre på at alt er fylt inn og alle delene i sluttrapporten har fått en grønn hake til høyre, så er stegene som følger: 

    1. Alle partnere leverer hver sin rapport i Mobility Tool+ ved å klikke «Ready for submission». Dette må gjøres for at koordinator skal få levert hovedrapporten.  

    2. Etter at dere har klikket «Ready for submission» har dere gjort deres del. Nå er det koordinator sitt ansvar å klikke på «Submit all reports». Når dette er gjort vil hver partnerrapport leveres til sitt NA-kontor på samme tidspunkt.  

    Merk: Det kan komme opp en advarselsmelding «Awaiting coordinators report» når dere skal klikke på «Ready for Submission». Da må dere vente på at koordinator skal fullføre sin del og klikke «Start Submission Process». 

    Før dere leverer - husk!

    Så er det noen viktige punkter å huske på før dere skal levere sluttrapporten:  

    • Sjekk at dere har ført opp tildelte midler under fanen «Project Management and Implementation».  
    • Dobbeltsjekk at alt er fylt ut under fanen «Learning, Teaching Training Activities» (alle deltagere er ført opp på aktiviteter man har deltatt på). 
    • Dersom man har fått innvilget på forhånd eller brukt exceptional cost eller special needs må dette rapporteres og man må laste opp dokumentasjon.   
    • Sjekk at «Declaration of Honour» er underskrevet av legal representative på skolen – med riktig dato. Denne kan lastes nederst på siden under fanen «Reports».