Mobility Tool+ er et verktøy utviklet av Europakommisjonen for prosjektstyring slik at prosjektene skal få oversikt og kontroll over aktiviteter og budsjett. Denne siden er laget for å gjøre det enklere å navigere i verktøyet.
Mobility Tool+ (MT+) er et verktøy utviklet av Europakommisjonen for prosjektstyring slik at prosjektene skal få oversikt og kontroll over aktiviteter og budsjett. Dette skal brukes som administrativt verktøy for prosjektledere som gjennomfører et Skoleutvekslingspartnerskap og det er her man sender inn sluttrapporten.
Mobility Tool+ gir deg oversikt og kontroll over de ulike stadiene i prosjektet:
I denne videoen trykker vi oss igjennom de ulike fanene og knappene som finnes for å bli litt mer kjent med verktøyet. Helt kort ser vi på hva finnes som finnes og hva må man gjøre for å få informasjonen på plass.
Gå til Mobility Tool+
Du logger inn i MT+ med din EU Login-konto.
Når man er innlogget vil man finne en liste med prosjekter dersom man er med i flere. Velg det prosjektet du vil registrere eller rapportere i.
Personer som er kontaktpersoner i prosjekter får automatisk tilgang til prosjekter de skal administrere i MT+. Andre personer ved institusjonen som også skal ha tilgang til prosjektet må legges til manuelt av Erasmus+ kontaktpersonen eller andre med tilgang til prosjektet i MT+. Dette gjøres på følgende måte:
En person med tilgang til prosjektet i logger seg inn MT+ og går inn i det aktuelle prosjektet du skal gi noen tilgang til.
Vedkommende som nå er lagt til i prosjektet må ha en EU Login-konto, og e-postadressen som er lagt inn i MT+ må være den samme som vedkommende bruker i EU Login-kontoen.
Det er tre små ikoner som er gjennomgående i hele MT+.
Det først ikonet ser ut som en liten skjerm som heter «view». Ved å trykke på den får man opp mer informasjon, i dette tilfelle ser man informasjon som ligger inne om kontakten i prosjektet.
Det neste ikonet viser en liten blyant, «edit». Dette er tegnet for å endre noe. Hvis man trykker på det får man mulighet til å legge inn informasjon eller endringer. For eksempel dersom man vil endre tilgang, så går man inn ved å trykke på blyant og endrer «Access to Project». Man kan også legge til nye kontakter dersom det oppstår endringer i de ansatte som skal jobbe med prosjektet på intstitusjonen. Alle bokser med «value required» må fylles ut. Så trykker man lagre.
Til slutt er ikonet for et søppelspann «delete» for å slette informasjon.
Når det står en grønn knapp med «create» betyr det at man kan legge noe til i MT+. Hvis dere for eksempel ser at det mangler en person som også skal jobbe med prosjektet, trykker dere på «create», legger til informasjonen og trykker lagre.
Project details
Den første fanen heter «details» og viser en oversikt over informasjonen om prosjektet. I første boks vises det prosjekttype i dette tilfellet Action Type - KA229 - School Exchange Partnership, hvilket år prosjektet ble tildelt «call year», start, sluttdato samt lengde. I neste boks står navn på prosjektet, et akronym og prosjektnummeret.
Dersom dere kontakter oss om hjelp ber vi ofte om å få vite prosjektnummeret slik at vi kan hjelpe litt raskere. Vi vil nå gå kort gjennom de neste to fanene og vise hvilken informasjon man finner der.
Project log
Her kan du se om andre partnere har vært inne og gjort endringer i prosjektet. Man vil få opp hvilken dato endringen ble gjort og av hvem.
Organisations
Under fanen «organisations» finner man alle partnerne i prosjektet listet opp. Man ser også hvem som står som «beneficiary» som koordinerer prosjektet. I skoleutvekslingspartnerskap står den norske partneren uansett som beneficiary siden alle i KA299 har kontrakt med sine nasjonalkontor, mens de andre vil stå som partner. Dere vil finne ut hvem som koordinerer prosjektet ved å finne institusjonen som står huket av som «coordinator».
Contacts
Under neste fane «Contacts» finner dere alle kontakter i prosjektet. De er listet opp med hvilken inisitusjon de jobber for, navn, stilling, kontaktinformasjon og hvilken rettighet de har i MT+.
«Access to project» beskriver tilgang i prosjektet. Hver person er markert med en E for «edit» og V for «view» som indikerer om personen har mulighet til å redigere eller bare lese. I tillegg kan man finne hvem som er «Legal Representative» ved hver institusjon. Og man vil finne den som er hovedkontaktperson markert som «Preferred Contact».
Project management and implementation
Her legger man til prosjektsstyringsmidler for sin institusjon.
Learning, teaching and training activity
Under denne fanen skal man rapportere aktiviteter som har blitt gjennomført i prosjektet. I skoleutvekslingspartnerskap er det koordinator i prosjektet som må å opprette aktivitetene som prosjektet har fått tildelt i budsjettet. Når aktiviteten er opprettet kan de andre partnerne legge til egne deltagere i aktivitetene. Se mer i egen video under Del 2 - Hvordan registrere aktiviteter.
Special Costs
Har du fått støtte til exceptional costs eller special needs til aktiviteten? I så fall må du legge inn beløp og beskrivelse av utgiften. Merk at du må du legge ved fakturaer som dokumenterer utgiftene. Dette er den eneste dokumentasjonen du skal sende inn sammen med sluttrapporten. Se mer i egen video om rapportering.
Other Project Events
Her lister man opp og beskriver alle andre prosjektaktiviteter enn læringsaktiviteter. Dette kan for eksempel være prosjektledermøter, formidlingsaktiviteter og andre lokale aktiviteter og arrangementer lokalt (som man ikke rapporterer som reise). Aktivitetene som er oppført her vil bli inkludert i partnerskapets sluttrapport som en del av prosjektplanen.
Merk at kun koordinatorskolen kan redigere informasjonen i denne delen. Opprett aktiviteter ved å trykke «create» og legge til informasjon i boksene. Man beskriver hvilken type aktivitet det er, start og sluttdato og beskrivelse av innhold. Trykk lagre.
Budsjett
Her får man opp en liste med budsjettposter nedover og tre kolonner til venstre.
Den første kolonnen viser hva man har fått tildelt i prosjektet. Den andre viser det som er rapportert i MT+ og den tredje viser prosentvis rapportert av tildelt beløp. Merk at man her bare skal få en oversikt, mens man legger til utgiftene under andre faner.
Rapport
Her oppretter man, skriver inn i og sender rapporten. Se egen video om sluttrapportering .
Partnership Dashboard
Her får man oversikt over status til leverte sluttrapporter i prosjektet fra egen institusjon og andre partnere. Se mer i egen video om sluttrapportering.
Med aktivitet mener vi det prosjektet har fått innvilget under "Learning, Teaching and Training Activities". Vi skiller mellom fire ulike typer aktiviteter som prosjektene la inn når man søkte om et skoleutvekslingspartnerskap.
Det finnes langtidsopphold for lærere og elever samt korttidsopphold gruppeutveksling av elever eller korttidsopphold for lærere. De aller fleste av KA229 prosjektene har korttidsopphold for utveksling av elevgrupper eller kortere opphold for lærere.
Tildelte aktiviteter finner man listet opp i budsjettet/Annex II, som fulgte ved kontrakten dere fikk ved innvilget prosjekt. Her står aktivitetene oppført med bokstaven C og et tall. Dersom man ønsker mer detaljert informasjon som destinasjon, tittel og beskrivelse av innhold kan man se i søknaden.
I budsjettet (Annex II) finner man informasjon om type aktivitet, nummer på aktiviteten, hvor mange deltagere man har fått støtte til og sats til reise og opphold.
Learning, Teaching and Training Activities
Vi vil nå vise tre ulike varianter av hvordan man skal rapportere en aktivitet under Learning, Teaching and Training Activities. Når man legger til aktiviteter vil man se at det finnes en rullegardin med tre valg. Aktiviteter kan enten være helt fysiske, heldigitale eller en kombinasjon av fysiske og digitale deler.
Gå til fanen som heter Learning, Teaching and Training Activities. Husk å alltid lese hjelpeteksten som finnes på siden. Når boksen for å legge inn tall er lysegrå betyr det at man ikke skal fylle inn tall der fordi det enten kommer opp av seg selv eller ikke gjelder.
Læringsaktiviteter kan bare opprettes av koordinatorinstitusjonen. Aktiviteter opprettet av koordinatoren vil deretter bli tilgjengelig for alle partnere for å legge til sine egne deltakere som har deltatt på/reist til en aktivitet.
Under viser vi først hvordan man oppretter en fysisk aktivitet som koordinator, deretter hvordan partnere kan legge til sine deltagere.
For koordinator
Ved trykke på den grønne knappen «+create» får man opp et nytt vindu hvor man blir bedt om å gi en del informasjon om aktiviteten som har funnet sted. Man må deretter fylle inn all informasjon som står merket i oransje med «Value required».
Når alle oransje felt med «value required» har forsvunnet så kan man lagre aktiviteten. Informasjonen du oppgir her vil bli overført til partnerskolene dine og vist i deres eget Mobility Tool+-område. Husk at dette er den samme informasjonen som vil komme frem i sluttrapporten og det er derfor viktig med gode beskrivelser av aktiviteten.
Vær oppmerksom på at når partnerne i prosjektet har begynt å legge til deltakergruppene sine, vil man ikke kunne slette aktiviteten eller endre nøkkelinformasjon som den vi nettopp listet opp.
Dette er for at alle deltakende skoler skal være klar over store endringer i aktivitetene. I tilfelle du trenger å slette en aktivitet eller innføre en større endring, må du koordinere med partnerne dine for å fjerne gruppene med deltakere før endringen kan gjøres.
For å legge til deltagere – både koordinator og partner
Etter at koordinator i prosjektet har lagt til aktiviteten må hver av partnerne legge til sine egne deltakere som har deltatt fra sine institusjoner. Deltakergruppene vil være synlige på for alle.
For koordinator
Dersom prosjektet har gjennomført en digital aktivitet så skal denne på lik linje som med fysiske aktiviteter, registres under Learning, teaching and training activities. Det er fremdeles bare koordinator som kan opprette aktivitetene. Opprett aktiviteten og før inn all informasjon som er merket med «value required».
Det er viktig at man velger man riktig type fra rullegardinmenyen «Virtual/Blended Activity» og markerer hele aktiviteten som digital.
Når man velger «virtual» (digital) vil aktiviteten automatisk bli flagget mobiliteten som Force Majeure ettersom heldigitale aktiviteter ble mulig under pandemien for å gi flere muligheter til prosjektene som ikke kunne reise.
For å legge til deltagere på en digital aktivitet (virtual)
Dersom prosjektet har gjennomført en hybrid aktivitet så skal denne registres under Learning, teaching and training activities.
For koordinator
For å legge til deltagere til en hybrid aktivitet (blended)
For Erasmus+ KA229 Skoleutvekslingspartnerskap skal koordinatoren i prosjektet sende en kvalitativ rapport på vegne av alle partnere innen 60 dager etter endt prosjekt. Partnerne i prosjektet må ferdigstille sin del av rapporten som i hovedsak omhandler bruken av midler og rapportering i henhold til kontrakten de har med sine NA-kontor. Partnere må også bekrefte at de stiller seg bak informasjonen som er gitt av koordinator i Mobility Tool+.
Det beste tipset vi kan gi dere er å bruke Mobility Tool+ som rapporteringsverktøy underveis gjennom hele prosjektperioden. Da vil sluttrapporteringen bli mye lettere. Hoveddelen av rapporten baseres på det dere fører opp under “Learning, Teaching and Training Activities”. Dette finner dere en egen video på under Del 2 - Hvordan registrere aktiviteter?
Når dere er inne i Mobility Tool+ vil dere finne en fane som heter “Reports” og det er her dere finner sluttrapporten. Når det er tid for å sluttrapportere kan dere starte på sluttrapporten ved å trykke på “Generate Beneficiary Report”. Når dette er gjort har dere opprettet sluttrapporten i Mobility Tool+ og kan fortsette å redigere i denne til den er klar for levering.
Dere trenger kun å opprette sluttrapporten som vist i forrige lysbilde én gang. Når dette er gjort vil dere få opp bilde som vist her, hver gang dere logger dere inn i prosjektet og trykker på fanen “Reports”. Det er fullt mulig å jobbe med sluttrapporten over flere dager ettersom dataen i rapporten lagres mellom hver gang.
Metrolinjen dere ser på bildet viser forløpet fra dere starter på sluttrapporteringen til dere har levert og vi på HK-dir er ferdig med saksbehandlingen.
Koordinator
Når dere klikker på “Edit draft” vil dere se selve sluttrapporten. I venstre marg her ser dere de ulike delene som sluttrapporten består av og som må fylles ut før den kan leveres. Dette skjermbildet er fra en koordinator-rapport som har noen flere felt å fylle inn enn der er for partnere. Dere finner en egen video for hvordan dere fører opp gjennomførte aktiviteter under “Learning, Teaching and Training Activities”. Som dere ser, er dette en egen del av sluttrapporten. Det dere fører opp av aktiviteter vil også automatisk føres inn i delen som heter “Budget”. Så som dere skjønner vil det blir mye enklere for dere å sluttrapportere dersom dere kontinuerlig har brukt Mobility Tool+ underveis i prosjektperioden for å oppdatere gjennomførte aktiviteter.
Etter hvert som dere får fylt inn informasjon på de ulike delene vil det komme en grønn hake til høyre. Prosjektsammendraget kopieres automatisk fra søknadsteksten så her er det viktig at dere fyller inn beskrivelse av hva dere har oppnådd i prosjektet (fortid). Når alle disse feltene har en grønn hake ved siden av seg kan dere levere sluttrapporten. Den eneste delen som ikke får grønn hake er “Annexes”. Her skal dere laste ned “Declaration of Honour” som skal signeres av den som er registrert som legal representative på institusjonen deres.
Partnere
Det samme gjelder for partnere, men som dere ser er det litt færre felt å fylle ut for partnere enn det er for koordinatorer. Dere skal blant annet ikke skrive inn noe på «Project Summary» eller «Project Management».
Dette er fordi partneren som nevnt hovedsakelig skal rapportere på budsjett og regnskap per aktivitet, og koordinator rapporterer på den kvalitative delen av gjennomføringen av prosjektet.
Koordinatorer
Når dere er sikre på at alt er fylt inn og alle delene i sluttrapporten har fått en grønn hake til høyre, så er stegene som følger:
1. Klikke «Start Submission Process». Når dette er gjort åpner det for at alle partnere kan klikke på «Ready for Submission»
2.Når alle partnere har klikket «Ready for Submission» skal koordinator klikke «Submit all reports» under fanen «Partnership Dashboard» (Ikke under fanen «Reports»)
Tips: I fanen «Partnership Dashboard» kan både koordinator og partnere se status for alle partnerprosjektene. Her vil det stå hvilke prosjekt som ikke har klikket «Ready for Submission». På denne måten kan koordinator ved behov ta direkte kontakt med partneren det gjelder.
Partnere
Når dere er sikre på at alt er fylt inn og alle delene i sluttrapporten har fått en grønn hake til høyre, så er stegene som følger:
1. Alle partnere leverer hver sin rapport i Mobility Tool+ ved å klikke «Ready for submission». Dette må gjøres for at koordinator skal få levert hovedrapporten.
2. Etter at dere har klikket «Ready for submission» har dere gjort deres del. Nå er det koordinator sitt ansvar å klikke på «Submit all reports». Når dette er gjort vil hver partnerrapport leveres til sitt NA-kontor på samme tidspunkt.
Merk: Det kan komme opp en advarselsmelding «Awaiting coordinators report» når dere skal klikke på «Ready for Submission». Da må dere vente på at koordinator skal fullføre sin del og klikke «Start Submission Process».
Så er det noen viktige punkter å huske på før dere skal levere sluttrapporten: