Søkerveiledning for Sentre for fremragende utdanning 2022

Presentasjonsfilmer om ordningen Sentre for fremragende utdanning og utlysningen 2022, inkludert tekst til filmene.

    Modul 1: Mål for ordningen og krav til sentrene

    Mål for ordningen

    Bakgrunnen for SFU-ordningen har vært å bidra til å heve status på utdanningsvirksomhet i universitet- og høyskolesektoren og likestille denne med forskning. Ordningen med Sentre for fremragende utdanning ble derfor etablert i 2011. Ordningen skal bidra til at fremragende miljøer kan videreutvikle utdanning både på egen institusjon og bidra til å løfte kvalitet i høyere utdanning generelt.

    Gjennom ordningen ønsker vi å stimulere til kunnskapsbasert utvikling og innovasjon i høyere utdanning. Sentrene skal skape kultur for å diskutere undervisning og læring og medvirke til å øke prestisje for utviklingsarbeid i utdanning. Det betyr at sentrene skal arbeide systematisk, langsiktig og ha en vitenskapelig tilnærming i sitt utviklingsarbeid. I tillegg ønsker vi med SFU-ordningen å stimulere til sterkere samspill mellom utdanning og samfunns- og arbeidsliv.

    Spredning av kunnskap, resultater og praksis er et sentralt premiss i ordningen. Det er forventet at senterets arbeid skal ha effekt ut over eget fagmiljø og det derfor viktig at sentrene ser sin rolle som både en lokal og nasjonal aktør i arbeid med utdanningskvalitet. Arbeid med spredning er komplekst og mangfoldig, og det finnes ikke én fremgangsmåte som passer for alle. Det er derfor viktig at senteret utarbeider en plan eller strategi for sitt spredningsarbeid. Mer informasjon om hvordan dere kan jobbe med spredningsarbeid og utvikling av spredningsstrategi finner dere på nettsidene våre. 

    Målene for SFU-ordningen finner dere i utlysningsteksten under overskriften Formål. Dette er mål som vi i Direktorat for høyere utdanning og kompetanse jobber mot, men sentrene arbeid er også helt sentralt for at vi skal nå disse målene. Sentre for fremragende utdanning er et viktig virkemiddel for utvikling av norsk høyere utdanning og det er viktig at dere som søkere tenker over hvordan deres søknad skal bidra til ordningen, i deres lokale fagmiljø, på tvers av fagmiljø, på tvers av institusjoner.

    Krav til sentrene

    I tillegg til mål for ordningen, er det spesifisert krav til sentrene. Et senter for fremragende utdanning skal tilby fremragende FoU-basert utdanning, jobbe med innovasjon i utdanning, inspirere til studentinvolvering, jobbe med spredning og se sitt eget arbeid i et internasjonalt perspektiv.

    Disse kriteriene er viktig å se til når dere skal redegjøre for eksisterende kvalitet i søknaden og utarbeide senterplan. De er også gode å ha i mente når dere utarbeider visjon og konkrete mål for hva dere ønsker å oppnå med deres eget senter.  
    Oppsummert anbefaler vi dere å se til både mål for ordningen og de krav som stilles til et senter for fremragende utdanning i søknadsarbeidet. 

    Lykke til!

    Modul 2: Innhold i utlysningen

    I denne filmen skal jeg presentere innholdet dere som søkere skal legge inn i søknaden som senter for fremragende utdanning. Det er viktig at dere som søkere leser denne delen nøye og ser den i sammenheng med både mål for ordningen og evalueringskriteriene. 

    Søknaden skal inneholde to deler: Eksisterende kvalitet og senterplan. Innenfor disse delene har vi skissert punkt som dere søkere skal besvare, men det er opp til søkere selv å bestemme hvordan de ønsker å strukturere søknaden for å svare på punktene.  

    Eksisterende kvalitet

    Naturlig nok skal et senter ha fremragende kvalitet for å bli tildelt status som senter for fremragende utdanning. 

    Det er svært mange områder som kan vise kvalitet i utdanning. Det er likevel viktig å vise hvordan fagmiljøet jobber kontinuerlig for å utvikle utdanningen. Det kan for eksempel handle om: 

    • arbeidsmåter 
    • samarbeid 
    • kompetanse 
    • utviklingsprosjekt 
    • bruk av forskning -og så videre. 

    Altså, i beskrivelsen av eksisterende kvalitet er det først og fremst viktig å diskutere områder fagmiljøene og institusjonene selv har kontroll på. Eksterne indikatorer, som inntakskarakterer, er ikke nødvendigvis et dekkende bilde her. Vi anbefaler beskrivelser og refleksjon rundt praksiser som bidrar til kvalitet i utdanning. Dette er en liten justering fra tidligere utlysninger i SFU-ordningen.

    Vi lurer altså på hvordan dere jobber i fagmiljøet som bidrar til fremragende utdanning? Og begrunnelser på hvorfor dette er fremragende og gjennomtenkte praksiser? 

    Senterplan

    I senterplanen skal blant annet mål og visjoner for senteret presenteres. Det vil ofte henge tett sammen men delen om eksisterende kvalitet. 

    Her er det blant annet viktig å få frem hvordan senterets mål henger sammen med både nasjonal og internasjonal utvikling. 

    Senterplanen skal også inneholde et evaluerings- og virkningsrammeverk, det betyr i bunn og grunn å ha en plan for hvordan dere vil å evaluere om senteret når sine mål. Det betyr ikke nødvendigvis forskning. 

    Senteret må ha en ide om hvordan senterets arbeid skal bidra til å styrke høyere utdanning både lokalt og i bredden. Her kan ofte konkrete avgrensede planer være bedre enn omfattende planer med liten gjennomslagskraft for endring.

    Når det gjelder spredning anbefaler vi at dere dere undersøker våre ressurser om spredning på våre nettsider. Tusen takk for oppmerksomheten. Vi gleder oss til å motta søknadene og husk å følge nyhetsbrev og se på nettsidene for mer informasjon om sentrene for fremragende utdanning.

    Modul 3: Gjennomgang av søknadsevaluering

    I denne filmen skal jeg kort ta dere gjennom evalueringsprosessen for 2022 utlysningen.

    Evalueringsprosessen

    Alle søknader som oppfyller de formelle kravene, vil behandles av en internasjonal ekspertkomite. Komiteen vil bestå av personer med høy kompetanse i innen undervisning og utdanning i høyere utdanning. I komitésammensetningen er også ledelseskompetanse og erfaring vektlagt. Det er valgt en komite med hovedvekt av internasjonale medlemmer for å ivareta hensyn til habilitet og sikre vurderingen av utdanning- og forskningskvalitet i et internasjonalt perspektiv. Komiteen vil også ivareta studentperspektivet.

    Søknadsevalueringen er delt i to faser. I fase en vil ekspertkomiteen se på den skriftlige søknaden og eventuelle vedlegg som er levert. Ekspertkomiteen vil gi alle søknader en karakter mellom 1 og 7, hvor 7 er den beste karakteren. Det er bare søknader med karakter 5 eller høyere går videre til finalistfasen i evalueringen. Alle søkere vil få tilbakemelding på den skriftlige søknaden mot slutten av juni.

    I fase to av evalueringen vil ekspertkomiteen gjennomføre et institusjonsbesøk til finalistene. Institusjonsbesøkene vil finne sted i uke 35 og uke 37. Et institusjonsbesøk er et heldagsbesøk til vertsinstitusjon hvor komiteen møter med representanter fra senteret, fagmiljøet, ledelse, studenter og eksterne interessenter fra samfunns- og arbeidsliv. Institusjonsbesøket er viktig del av vurderingsprosessen hvor komiteen får anledning til å gå i dybden på den enkelte søknad. For dere er institusjonsbesøket en mulighet til å vise komiteen at dere er fremragende, har en god og gjennomtenkt plan for senterets arbeid som er forankret både i fagmiljø og hos ledelse, og synliggjøre arbeidet deres med studentinvolvering og relevans. De som blir valgt ut som finalister vil få mer informasjon om institusjonsbesøket i juni.

    Etter institusjonsbesøk vil ekspertkomiteen utarbeide en rangert innstilling til støtteverdige søknader. Det er Direktorat for høyere utdanning og kompetanse som vil fatte det endelige vedtaket om finansiering.

    Evalueringskriteriene

    Det er viktig at dere som søker setter dere godt inn i evalueringskriteriene som fremkommer i utlysningen. Som det fremkommer i utlysningen er vurderingskriteriene er delt inn i fire kategorier: prosjekt relevans, prosjektets utforming og gjennomføring, virkning og spredning, og kvalitet på senterledelse og samarbeidsstruktur. Selv om kriteriene vurderes enkeltvis, vil de ikke vektes og det vil bli gitt en samlet karakter for hele søknaden. Søkere bør derfor behandle alle kriterier likt.

    Når dere leser gjennom kriteriene kan det virke som kriteriene spesielt legger vekt på del to av søknaden, det som omhandler senterplanen – men målene for ordningen og ordningens krav til sentre for fremragende utdanning blir vurdert både i eksisterende kvalitet og i senterplanen. Det er derfor viktig å reflektere på den eksisterende kvaliteten ved deres utdanningsprogram og få frem sammenheng mellom den eksisterende kvaliteten og hva senteret ønsker å oppnå innenfor målsetningene til ordningen.

    Takk for at dere tok dere tid til å se denne videoen. Utlysningsteksten og tilhørende dokumenter finner du på våre nettsider hkdir.no/sfu. For spørsmål om ordningen, utlysningen eller evalueringen kan vi kontaktes på sfu@hkdir.no.

    Modul 4: Økonomioppsett

    I denne presentasjonen skal vi ha en kort gjennomgang om hva det er viktig å huske på og hva dere må ha med i budsjett og økonomi oppsettet i søknaden. 

    Egenandel

    En av kriteriene for å kunne få tildelt status som senter for fremragende utdanning er at senteret må kunne dekke minst 50% av totalbudsjettet i form av egenandel. Dette kan være i form av både kontanter og “in-kind”. Det vil si at om dere søker om 40 millioner fra HK-dir, må dere selv kunne dekke 40 millioner av et totalt budsjett på 80 millioner. 

    Budsjettoppsett

    I budsjettet kan dere føre opp faktiske kostnader for frikjøp av ressurser som skal jobbe direkte med senteret under direkte og indirekte kostnader. Totalkostnadene for dette skal inneholde både lønnskostnader og de sosiale kostnadene. Det er den faktiske rollen en ressurs skal i senteret en skal føre opp under lønnskostnader, og ikke faktisk stilling i egen institusjon.  

    Om det er behov for tjenester som ikke er tilgjengelig ved egen institusjon, eller om det er behov for mindre forbruksutstyr, kan dette føres opp under innkjøp av tjenester og utstyr.  

    Andre kostnader som er relatert til for eksempel reiser eller arrangementer føre opp under driftskostnader. Under “comments to budget” ber vi dere om å beskrive hvordan kostnader har blitt beregnet og gi forklarende kommentarer til budsjettet.  

    Søknaden kan kun føre opp budsjett for kostnader som er planlagt forfalt innenfor senterperioden.  

    Alle regler, rammeverk og spesifiseringer til økonomi oppsettet finner dere i budget guideline som ligger sammen med utlysningen. 

    Realisme

    Budsjettet må være realistisk i forhold til målene til senteret. Om et av målene er å skape eller utvikle noe spesifikt innen et område som krever tverrfaglig resurser, og krever mye fokusert tid, må dette gjenspeiles i frikjøp av ressurser og tydelige roller i senteret. Med andre ord må det være en kobling mellom senteret sine planer og budsjett.

    Modul 5: Hvordan lage en søknad i Espresso

    Jeg skal gi en kort gjennomgang av hvordan du registrerer søknaden til SFU ordningen i Espresso. Espresso er vårt system for prosjektoppfølging og søknadsbehandling. 

    Aller først må du ha en brukerkonto i Espresso. Dette oppretter du på nettsiden vår espresso.diku.no. Når du har logget inn får du en oversikt over alle våre aktive utlysninger. Her velger du SFU Centres for Excellence in Education.  

    Klikk videre for å opprette en ny søknad. Husk at det kun skal opprettes en søknad per prosjekt. 

    Du kommer nå til den første siden i skjemaet. Her finner du kort informasjon om utlysningen og du kan du gi flere tilgang til å redigere og lese. De som skal ha tilgang til søknaden må først ha opprettet en bruker i systemet. Når bruker er opprettet kan hun søkes opp og legges til.

    Her skiller vi mellom de som skal ha tilgang til å redigere søknaden og de som skal ha tilgang til å lese søknaden. Totalt kan fire personer i tillegg til den som opprettet søknaden ha tilgang til å redigere, mens lesetilgang er ubegrenset. 

    Siden søknaden skal vurderes av en internasjonal ekspertkomite skal alt skrives på engelsk. I espresso registrerer dere påkrevd informasjon mens selve senterplan med vedlegg lastes opp. Det kan være lurt å bruke litt tid på å bli kjent med skjemaet i espresso og å forberede informasjonen som skal legges inn.  

    Under de ulike punktene i skjemaet ligger det hjelpetekster som forklarer hvilken informasjon som skal registreres. Trykk på «i» så får du disse opp. 

    All informasjon som blir lagt inn i søknadsskjemaet i espresso lagres. Bruk gjerne lagre knappen nederst på siden for å være sikker. Informasjon som er lagt inn i skjemaet og lagret, kan redigeres frem til søknaden er levert.  

    Søknadsskjemaet i espresso består av flere deler som dere kan navigere dere rundt i, ved å trykke på de ulike fanene.  

    Den neste fanen center informasjon har tre seksjoner: about the centre, host institution og consortium partners. 

    I seksjonen about the centre fyller dere inn navn på senteret på engelsk og norsk, samt akronym.  

    Dere legger også inn navn på personen som skal være senterleder, og dersom det er avklart hvem som skal være koordinator legges også denne informasjonen inn.  

    Under fields of education and training registrerer dere hvilket fagfelt senteret sitt arbeid faller inn under.  

    Under abstract skal det legges inn en kort og overordnet beskrivelse av senterets mål og aktivitetene som skal gjennomføres i senterperioden. Dersom senteret blir tildelt finansiering vil sammendraget sammen med nøkkelinformasjon om senteret bli offentlig tilgjengelig gjennom vår prosjektdatabase Det er derfor lurt at teksten er presis og kort. Et tips her er å bearbeide teksten i word før den legges inn i espresso. 

    Videre skal dere oppgi hvor mye midler dere søker om, samt egenandel.  

    Vi går nå videre til seksjonen host institution. 

    Her registrerer dere informasjon om søker institusjonen og hvem som er kontaktperson for søknaden. 

    Dersom søknaden gjelder et konsortium registrerer dere konsortiumpartnere i seksjonen consortium partners.  

    Under fanen Centre proposal skal selve søknaden med vedlegg lastes opp som en pdf. Filen som er lastet opp legger seg deretter under «current files on document» 

    Vi går nå videre til fanen Budsjett. Fanen budsjett har to seksjoner: budget og financial plan. 

    I seksjonen budget setter dere opp budsjett for senteret. Budsjettet skal inneholde informasjon om hvordan dere tenker å bruke midlene fra HKdir over en fem års periode. Denne informasjonen registreres i de 5 første kolonnene. I den siste kolonnen Institutional funding 2023-2027 oppgir dere hvordan egenfinanisering over de fem årene er tenkt benyttet. 

    Hvordan midlene er beregnet og skal benyttes under de forskjellige budsjettpostene beskrives under punktet Specification of budget items. Dette feltet må benyttes.  

    I seksjonen financial plan registrerer dere alle finaniseringskildene til senteret i perioden 2023 – 2027. 

    Dette beskrives videre under punktet specification of financial plan.  

    Under fanen submission leverer dere søknaden når alt er ferdig registrert. Her vil det eventuelt vise en liste i rødt over felter i søknaden som ikke er fylt ut. Disse manglene må fylles ut før innleveringsknappen blir aktivert nederst på siden.  

    Det må også bekreftes at informasjonen som er gitt i søknaden er korrekt og godkjent av faglig og administrativ ledelse ved institusjonen. 

    På denne siden kan du også laste ned en pdf av søknaden både underveis i registreringen og før du leverer. 

    Når søknaden er levert, lukkes den for videre redigering. Søknaden må leveres for å bli registrert som en søknad til ordningen. 

    Dersom dere ved en feil har levert søknaden uten at den er ferdig eller i andre nødstilfeller kan vi gjenåpne søknaden etter at den er levert. Dette kan gjøres frem til søknadsfrist, men vi gjør oppmerksom på at det må beregnes god tid til dette (dvs mer enn bare noen timer). Det kan ta litt tid før vi får svart på henvendelsen og det kan også kan ta litt tid før dere får levert søknaden på nytt. Trenger dere å gjenåpne søknaden sender dere oss en epost og ber om at søknaden gjenåpnes i espresso.  

    Lykke til med søknadsprosessen og ta kontakt med oss på SFU@hkdir.no dersom dere har spørsmål!