Her finner du teksting av opplæringsmoduler til mobilitetsprosjekter i Erasmus+.
Velkommen til denne økten. I dag skal vi kikke på kontrakten som dere har fått tilsendt, og litt om hvordan vi betaler ut penger til dere. Så la oss begynne med den kontrakten som dere har fått tilsendt, og den kan jo virke ganske så uoversiktlig. Det er mange sider, det er på engelsk, det er ikke mindre enn 6 vedlegg, så hensikten med denne økten er at jeg skal prøve å fortelle litt om hva disse vedleggene er og hva denne kontrakten inneholder sånn at dere er komfortabel med innholdet i disse.
For det første, så er er jo kontrakten som dere signerer på, eller som rektor på institusjonen deres signerer på, juridisk bindende for dere sammen med annexene. Så alt som står der, signerer dere på at dere har lest og forstått og skjønt. Så det er jo lurt å lese gjennom disse dokumentene.
Selve hovedkontrakten, den som faktisk får en signatur på seg. Det den sier det er at dere forplikter dere til å implementere prosjektet i tråd med søknaden. Med mindre selvfølgelig dere har blitt. pålagt noen restriksjoner av oss, for eksempel at vi har sagt at: «ja, søknaden er godkjent, men dere kan ikke jobbe opp mot mål nummer 3». Men ellers så må dere implementere prosjektet i tråd med søknaden. Ellers så spesifiserer hovedkontrakten, hvem det er som er med i prosjektet, altså at kontrakten gjelder mellom deres institusjon og oss i HK-dir. Videre sier den noe om hva dere skal gjøre, hvor mye penger dere får og hvor lenge prosjektet foregår. Det siste er viktig. Man kan ikke gjennomføre noen reiser verken før eller etter prosjektperioden.
Så er det to andre ting som er viktig i kontrakten som dere blir bedt om å fylle ut og kontrollere, og det er kontonummer sånn at vi vet hvor vi skal betale ut pengene til. Og det andre er at dere kontrollerer at kontaktpersonen er den riktige, sånn at vi vet hvem vi kan kontakte.
Det første annekset inneholder generelle bestemmelser som er felles for alle Erasmus+-prosjekt, uansett om det er. Key Action 1 (mobilitet) eller Key action 2 (partnerskap). Og den sier at dere må informere oss dersom noe skjer som påvirker prosjektet. Om det er noen partnere som trekker seg, om dere gjør noen store endringer, eller om det skjer noen noen ting på institusjonen deres som kan ha noe å si for hvordan prosjektet blir implementert. Da må dere varsle oss. Det står også at dere må ta vare på alle dokumenter knyttet til prosjektet i 5 år etter at prosjektet er avsluttet fordi det kan komme en revisjon. Det står også at dere må passe på personlige data. Det vil si at dere ikke må, for eksempel i Beneficiary Module, legge inn sensitiv informasjon. Dere må heller ikke be om sensitiv informasjon. Data må oppbevares på en trygg måte. Og det står også at man kan kontakte oss for å be om å få anonymisert data som ligger i Beneficiary Module. Data der blir uansett anonymisert på et eller annet tidspunkt.
Videre så står det at dere må sørge for å vise at dere har fått midler fra EU, sånn at på publikasjoner og nettsider osv, så må dere publisere EU-flagget, der det står at prosjektet er «co-funded by the european union». Så den må dere sørge for å få lastet ned og inkludert i alle publikasjoner. Men dere trenger ikke å heise et ordentlig EU-flagg, det er altså snakk om t digitalt flagg som dere må inkludere i publikasjoner og på nettsider.
Annex I viser også prosedyrer for endringer, suspensajson og terminering. Så dersom det skulle bli aktuelt så kan man gå inn der og lå opp informasjon om dette for å finne ut av hvilke trinn som man må følge. Vi håper jo selvfølgelig at dette ikke blir aktuelt for noen av dere. Men hvis man ønsker å gjøre noen endringer i prosjektet som krever en kontraktsendring, så er fremgangsmåten spesifisert her.
Så står det også at vi kan komme på kontrollbesøk og kontrollere at alt er på stell.
Annex II det er budsjettet deres. Her står det hvor mye penger dere har fått og til hva. Det som det ikke står er at dere har fått midler til å sende to personer til et kurs på Malta. Men det vil kunne stå at dere har fått 5 personer som skal reise på kurs, og i gjennomsnitt skal de være borte i tre dager. Så har man fleksibilitet innen disse rammene.
Så har dere også en viss fleksibilitet når det kommer til til budsjettet. Det vil si at hvis dere har fått 2 mobiliteter til jobbskygging og 3 til kurs, men så viser det seg at dere har behov for 3 mobiliteter til jobbskygging og 2 til kurs så er det innenfor fleksibiliteten. Dere har 20 % fleksibilitet som dere kan flytte mellom poster, men se filmen om bruk av midler, så får dere litt mer informasjon om dette punkt.
Se ellers filmen om bruk av midler som går litt nærmere i detalj rundt dette.
Så annex III. Det spesifiserer de finansielle reglene, så det anbefaler jeg at dere leser. Det står litt om hva som er en gyldig kostnad. Generelt sett så kan vi si at for at en kostnad skal være gyldig, så må den være knyttet til prosjektet. Den må ha funnet sted innenfor tidsrammen for prosjektet, og man må kunne identifisere den i et regnskapssystem.
Annex III spesifiserer også hvordan man regner seg frem til disse enhetskostnadene og hvordan man regner ut hvor mye man får til reise, opphold og organisasjonsstøtte samt kursavgift, inkludering, grønne reiser og så videre. Man finner også informasjon om hvilken dokumentasjon som kreves for at man skal kunne vise at man faktisk har har vært der. Her har vi en annen film som omhandler dokumentasjon og rapportering. Så kikk gjerne på den.
Anexet sier også noe om hvordan man kan regne ut reelle kostnader hvis man har fått støtte til det. Hvis man har fått støtte til inkludering, så er det en dekningsgrad på 100%, og da må man sende inn kvitteringer. Om man har fått exceptional costs, så blir det dekket med 80%, men det står i en anneksen.
En viktig ting som dere må være klar over det er at støtten deres kan reduseres av oss post faktum, altså på sluttrapporteringstidspunktet, med mellom 10 og 75% hvis prosjektet ikke er implementert på en skikkelig måte. Det vil si, hvis dere får dårlig score på sluttrapporten deres, så kan det føre til at vi reduserer stipendet i ettertid.
Vi går kjapt videre til annex 4. Annex 4 ramser opp alle satsene. I Erasmus+ mobilitet så er det spesifisert hvor mye støtte, en reise og et opphold i et gitt land gir. Og den støtten er avhengig av hvor langt man reiser. Så man får mer om man reiser til Malta enn om man reiser til Danmark. Støtten til kost og losji er avhengig av hvor dyrt det er i landet man reiser til. Så derfor får man mer i støtte per dag til kost og losji om man reiser til Danmark enn om man reiser til Malta.
Annexen viser også hvor mye man får for å organisere mobilitetene, altså hvor mye man får i administrasjonsmidler som tilfaller organisasjonen, og den er avhengig av hvilken type aktivitet man arrangerer. Det er jo selvfølgelig knyttet til hvor vanskelig det er å organisere disse aktivitetene. Så for en langtidsmobilitet for elever eller lærlinger. Eller for så vidt utenomeuropeisk mobilitet så får man 500 euro. For mye annen individuell mobilitet, så får man 350 euro, men for gruppemobilitet og det å reise på kurs eller invitere en ekspert, så får man 100 euro.
En måte å finne ut av hvor mye en en spesifikk reise vil vil generere. Det er rett og slett å plotte reisen inn i verktøyet beneficiary module. Da vil det bli regnet ut automatisk. Vi har andre filmer om dette som dere bør kikke på.
Annex 5 er det nest siste av anneksene og det inneholder maler for avtaler mellom dere og mottaksinstitusjon og maler for avtaler mellom dere og personer som skal reise. Og her har vi også en egen film om forberedelser og avtaleverk.
Den siste anneksene til kontrakten omhandler digitale mobiliteter. Det var jo nemlig sånn at under covid-19 så åpnet muligheten seg for å «reise» på internasjonale mobiliteter, digitalt. Hvis man deltar på en digital aktivitet, så får man ikke noen støtte til reise, opphold eller kursavgift, naturlig nok, men man får organisasjonsstøtte. Og det denne anneksen også spesifiserer er at det er lov å flytte penger fra andre kategorier for å kjøpe nødvendig utstyr hvis man skulle trenge det for å legge til rette for digitale mobiliteter. Hvis dette skulle være aktuelt for dere, så ta gjerne kontakt, så kan vi forklare mer hvordan hvordan dette kan gjøres.
Til slutt da hva slags utbetaling kan dere forvente dere fra oss? De aller fleste vil få en førstegangsutbetaling og en sluttutbetaling, hvor førstegangsutbetalingen er på 80 % av det totale tilsagnet og en sluttutbetaling på 20 % etter at man har sendt inn sluttrapporten. Pengene de kommer i euro. Så det kan være lurt å opprette en eurokonto i banken for å sikre seg mot alt for store valuttafluktueringer.
Og det var det jeg hadde å si på temaet kontrakter og utbetalinger, så lykke til med prosjektet videre og kikk gjerne på våre andre filmer.
Dette er en instruksjonsfilm om hvordan en skal tenke bruken av midler når en har en KA121- kontrakt, det vil si en kontrakt for de som er akkrediterte og som har søkt og fått innvilget midler gjennom sin akkreditering.
Når en er akkreditert så har en fått et medlemskap i Erasmus+ som varer hele programperioden og hvert år så har en mulighet til å be om midler. For hver gang dere ber om midler og får en tildeling så får dere en kontrakt som varer i utgangspunktet i 15 måneder. Noen av dere fikk allerede en kontrakt i fjor vår, en 2021-kontrakt. Noen av dere har kanskje også fått en kontrakt i 2022, noe som betyr at dere har to pågående kontrakter allerede. Mens noen av dere fikk deres første kontrakt nå i 2022. Videre de neste årene så kan en få en kontrakt hvert år, det vil si at en kan be om midler hvert år hvis en ønsker det. Det betyr også at når en er akkreditert så vil en gjerne ha flere kontrakter som overlapper hverandre.
Så er det sånn at når dere ber om midler så har vi i HK-dir en pott som vi kan dele ut hvert år i de ulike sektorene. Enkelte år så kan det være at vi har nok penger til å tildele alt det som alle ber om, mens andre år så har vi ikke nok penger i potten til å tildele alt som alle ber om og noen vil da oppleve at de får en reduksjon i forhold til det de søkte om. Dette er viktig å være oppmerksom på når dere får kontrakten. For å ta et eksempel så kan det være at din søknad i 2022 ble tildelt 90% av det du ba om. Denne prosentsatsen blir ikke oppgitt, men den forteller deg heller ikke så veldig mye. Det som imidlertid er viktig er å sjekke er Annex II i kontrakten.
Det som er veldig viktig at dere gjør når dere får en kontrakt er å se på Annex II i kontrakten, altså ett av vedleggene til kontrakten som dere har fått. Annex II oppgir blant annet den totale potten, altså den totale potten med penger som dere har fått, og så gir den dere også et bilde av mobilitetene som dere har fått. Det som er viktig er å sammenligne det som står under Activities i Annex II med det som dere opprinnelig søkte om. Dette vil gi dere et bilde av hvor mye dere har fått av det dere opprinnelig søkte om. Denne kalkuleringen er imidlertid en veldig teknisk øvelse. Dersom en har fått en reduksjon vil denne kalkulatoren gjøre et teknisk kutt på alle aktivitetene dere har søkt om. Den vil også gjøre kutt i eksempelvis gjennomsnittsvarighet og antall følgepersoner. Det å sammenligne Annex II med det dere opprinnelig søkte om er derfor viktig. For å ta et eksempel så kan det være at dette prosjektet opprinnelig søkte om 5 jobbskygging, 8 kurs og 35 gruppemobiliteter for elever. Her gir Annex II da et bilde på hva den reduksjonen utgjør.
Men det viktig å anse dette som et «bilde» på hvor mye totalsummen vil rekke til. Når dere er akkreditert så har dere ganske stor fleksibilitet i hvordan dere velger å bruke de mobiliteten dere har fått tildelt. Si at i dette eksempelet så søkte en opprinnelig om 35 gruppemobiliteter for elever, men det er som dere ser her redusert til 21 gruppemobiliteter for elever. Dersom en ønsker å prioritere å gjennomføre alle de elevmobilitetene som en hadde planlagt så kan en velge å gjøre det og så kan en vente med jobbskyggingene og kursene og heller søke nye midler til dette til neste år. Denne fleksibilitet har man, så derfor skal en se på Annex II som et «bilde» på hva reduksjonen dere har fått tilsvarer.
For mange av dere vil imidlertid Annex II se helt lik ut som det dere opprinnelig søkte om, det vil si at dere har fått alt dere har bedt om. Men det er veldig viktig å sjekke Anneks II og sammenligne med det dere søkte om for å se om dere har fått eventuelle kutt og se hva den summen dere har fått faktisk kan rekke til.
Så er det sånn at når dere er akkreditert så skal dere ha et stort rom for fleksibilitet. I tidligere prosjekter har en vanligvis søkt veldig konkret og vært veldig spesifikk, for eksempel har en søkt at en skal ha 10 mobiliteter til Tyskland med det distance-band som det innebærer, og at en skal være vekke i 5 dager. En har med andre ord vært veldig spesifikk på hvor en skal reise og hvor lenge en skal være vekke. Men når dere søker midler i en akkreditering så har dere samlet sammen det antallet mobiliteter dere ønsker i de ulike kategoriene uten å være spesifikk på hvor en skal reise og hvor lenge en skal være vekke. Da beregnes den summen dere får ut ifra gjennomsnittssatser. Disse gjennomsnittssatsene er estimert av oss på nasjonalkontoret med utgangspunkt i en mal fra kommisjonen. Vi har sett på historiske data på hvor store satser en typisk mobilitet fra Norge utløser og så har vi beregnet disse gjennomsnittssatsene ut ifra det. Denne tabellen som dere ser her trenger dere ikke i utgangspunktet å forholde dere til, men det er en forklaring på hvordan vi er kommet fram til den potten med midler som dere har fått.
For å ta et eksempel har dette prosjektet søkt om 15 ansatte på Job-shadowing. Det er ikke oppgitt hvor disse skal reise eller hvor lenge de skal være borte. Det er med andre ord ikke oppgitt om noen av disse 15 mobilitetene skal reise til Tyskland eller om noen av disse skal reise til Hellas. Dette vil naturlig nok utløse forskjellige summer basert på de reelle satsene. Men når dette er regnet ut ved bruk av gjennomsnittssatser kan vi se at dette prosjektet skal ha 15 ansatte på jobbskygging og de skal i gjennomsnitt være vekke i 3 dager. Med utgangspunkt i denne tabellen så har man da gjort en utregning - 15 ansatte ganger 3 dager blir 45 dager ganger 250 Euro. En har da fått summen 11.250 Euro som da går til reise- og oppholdsstøtte for disse 15 ansatte. I tillegg har en fått Organisational support, altså denne administrative støtten som tilkommer hver mobilitet en gjennomfører, og for jobbskygging så er denne administrative støtten på 350 Euro pr. mobilitet. Så da får en: 15 ansatte ganger 350 Euro blir 5250 Euro. Totalsummen av gjennomsnittssatser for disse jobbskyggingene blir da altså 11.250 Euro + 5250 Euro. I tillegg får en midler til Green travel, Inclusion support og Preparatory visits dersom en har søkt om det. Dette fremkommer i Annex II, hva en faktisk har fått midler til.
Så kommer den reelle gjennomføringen av mobilitetene. Si at fem av disse ansatte som skal på jobbskygging skal til Sverige og de skal ha et opphold i to dager. Så har du kanskje fem ansatte som skal til Hellas og de skal være borte i fem dager. De resterende fem ansatte skal kanskje til Italia og skal være borte i syv dager.
Når en begynner å gjennomføre faktiske mobiliteter, det er da en begynner å forholde seg til de reelle satsene. Dette er satsene som en er mer vant med å forholde seg til og avhenger av hvor langt en skal reise, altså distance-band og hva som er satsen for individual support for det enkelte land som en skal reise til. Dette varierer jo fra land til land. Disse reelle satsene finner dere blant annet i Programguiden. Vi har her oppgitt sidetall for hvor dere finner satsene for de ulike sektorene. Så finner dere også de reelle satsene i Annex IV - Applicable rates. Altså ett av vedlegget til kontakten.
Når en begynner å operere med reelle satser kan en nødvendigvis få flere ulike mulige scenarioer. En kan oppleve at en mobilitet kan utløse satser som er høyere enn gjennomsnittssatsene. Si at en reiser til et land der en har et distance-band med høy sats, at dagsatsen på individuell support er høy eller at mobilitetene varer lenger enn den gjennomsnittsvarighet en har oppgitt. Da kan en oppleve at mobiliteten utløser satser som er høyere enn gjennomsnittssatsene. Får en mange av disse, altså at mange av mobilitetene utløser satser som er høyere enn gjennomsnittssatsene så vil en kanskje oppleve at totalsummen, altså den pengepotten dere har fått i tildelingen ikke vil rekke til alt det slik det fremkommer i Annex II. Dette er helt naturlig fordi de reelle satsene som slår inn er høyere enn gjennomsnittssatsene. Så kan en oppleve at noen mobiliteter utløser lavere satser, altså mindre enn gjennomsnittssatsene. I flere tilfeller vil dette med andre ord kunne utligne seg. Ett alternativ scenarioet er at en har mange mobiliteter som utløser satser som er mindre enn gjennomsnittene og da vil en potensielt kunne gjennomføre flere mobiliteter hvis en ønsker det. Dette fordi den budsjettrammen en har fått tillater det. Jeg vil bare påpeke at dette ikke handler om reelle kostnader. I Erasmus+ så forholder vi oss jo ikke til reelle kostnader. De mobilitetene som dere rapporterer, vil utløser satser som da vil «spise» av den totalsummen dere har fått.
Det er bruk av rapporteringsverktøyet Beneficiary Module som skal hjelpe dere til å holde styr på hvor mye av totalrammen dere har brukt til enhver tid og hvor mye de ulike mobilitetene utløser av satser. Dere må bruke dette verktøyet aktivt gjennom hele kontraktsperioden for å holde styr på hvor mye av totalpotten dere faktisk har brukt sånn at når dere eksempelvis går mot slutten av en kontraktsperiode og dere har noen mobiliteter igjen, så må dere se om dere har rammer til å gjennomføre de siste mobilitetene.
Beneficiary Module er det absolutt foretrukne verktøyet for å holde styr på midlene. Men våre danske kolleger på det danske nasjonalkontoret har utarbeidet en enkel excel-kalkulator som kan hjelpe noe, først og fremst kanskje for å leke dere litt med den potten dere har fått. Som dere ser på dette bildet så kan en da legge inn totalsummen dere har fått der hvor det står tilskudd givet. Så kan dere begynne å legge de ulike aktivitetene dere har tenkt å gjennomføre inn i riktig kategori og så regner den ut hvor mye de aktivitetene vil utløse av satser og så trekkes dette fra den totale potten som dere har fått. Den er nok ikke helt 100% korrekt, men denne vil kunne gi dere en pekepinn på hvor mye de ulike aktivitetene utløser av reelle satser.
Dette var en rask gjennom om hvordan en skal forstå budsjettet for på en KA121-kontrakt. Dette genererer sikkert en del spørsmål, men vi håper at ved å se videoen et par ganger så kan det kanskje svare ut en del av de spørsmålene. Men så er vi jo selvfølgelig mottagelig for å ta imot spørsmål, så send oss en epost eller ta en telefon hvis det er noe av dette som er uklart. Ellers så vil jo som sagt Beneficiary Module gi dere god informasjon om hva dere har brukt til enhver tid, etter hvert som dere begynner å registrere faktiske mobiliteter der.
Dette er en instruksjonsfilm om hvordan en skal tenke bruken av midler på et KA122 prosjekt, altså et enkeltstående mobilitetsprosjekt. Har du en akkreditering og har søkt midler gjennom akkrediteringen så finnes det en egen instruksjonsfilm om hvordan du skal tenke bruken av midler i et KA121 prosjekt. Så dette er altså for dere som har en KA122 kontrakt, altså et enkeltstående mobilitetsprosjekt.
Dere som har et enkeltstående mobilitetsprosjekt har sendt inn en søknad der dere har beskrevet et prosjekt som dere ønsker å gjennomføre. Dere har da bestemt ulike aktivitetstyper som dere skal ha og ulike mobiliteter som dere skal gjennomføre i dette prosjektet. Det kan være snakk om elevmobiliteter, ansattmobiliteter eller andre typer aktiviteter som utløser penger.
Det som er viktig å være oppmerksom på når en begynner å planlegge en mobilitet som skal gjennomføres er at det er et sett med minimumskrav for de ulike aktivitetstypene. For at en mobilitet skal utløse midler, altså at dere skal få de midlene som hører til en mobiliteten, så er det viktig at denne mobiliteten er innenfor minimumskravene for den aktuelle aktivitetstypen. Dette går blant annet på varighet. Hver aktivitetstype har minimum og maksimum varighet som er viktig å være oppmerksom på, slik at mobiliteten er innenfor disse reglene. Det går også på innhold, hva skal denne aktiviteten bidra til, hva skal minimum innhold være og hvordan skal dette dokumenteres. En gyldig mobilitet handler også om at en besøker institusjoner eller «venues» som er gyldige. Det vil si at en har en mottakerinstitusjon som er en gyldig institusjon for den aktiviteten som en gjennomfører. Og ikke minst at mobiliteten som blir gjennomført gjennomføres innenfor prosjektperioden, altså innenfor den startdatoen og sluttdatoen som dere har søkt om og som er oppgitt i kontrakten.
Disse tingene er viktig å å være oppmerksom på når en planlegger en mobilitet for å sikre at den er innenfor minimumskravene og på denne måten blir en godkjent mobilitet. Disse minimumskravene står det om i Programguiden. Her har vi oppgitt sidetallene hvor du kan finne dette for henholdsvis skole, VET/fag og yrkesopplæring og voksnes læring. Så, første bud er å planlegge en mobilitet som kan godkjennes. Dersom en er usikker på noe her så er det viktig å ta kontakt for å avklare om det en planlegger er gyldig.
Når en så har gjennomført en mobilitet og denne mobiliteten er gyldig så utløser den noen sekkebeløp. Sekkeløp betyr at det er en fast sats som utløses, uavhengig av hvilke reelle kostnader dere har hatt. Det vil si at om dere har brukt mindre eller mer penger enn de midlene som sekkebeløpene utløser, så er det uansett de samme beløpene som utløses og de er fastsatt for de ulike kategoriene.
Vi har sekkeløp knyttet til travel, altså reisekostnader. Som mange av dere er kjent med blir disse satsene avgjort av hvor langt en skal reise. Her har en disse Distance-band, altså disse spennene som går på antall kilometer i luftlinje og som da avgjør hvilket sekkebeløp/sats som gjelder for den mobiliteten dere skal gjennomføre. Satsene vil være ulik om en reiser til Sverige enn om en reiser til Hellas. Dette vil naturlig nok utløse ulike satser fordi det er lengre å reise til Hellas enn til Sverige.
Så har du satser knyttet til dette med Individual support, eller det som vi gjerne kaller for kost og losji. Disse satsene avgjøres av hvilket land en skal reise til. Her har en grupperinger av land avhengig av hvor kostbart det er å oppholde seg i de ulike landene. Individual support er da en dagsats, avhengig av landgruppe, og avhengig av om det er en elev eller en ansatt som er på mobilitet.
Så har du en sats for Organisational support. Dette er en administrativ støtte per mobilitet som er mer frie midler som en kan bruke for å administrere mobiliteten. Det er da ulike satser også for Organisational support ut fra hvilken mobilitet som gjennomføres.
Så har en i tillegg satser for forberedende besøk, grønne reiser og inkluderingsmidler. Når det gjelder inkluderingsmidler finnes det både ferdige satser, men en kan også be om ekstra inkluderingsmidler i tillegg. Hvis en har søkt om dette i søknaden så finner en informasjon om dette i annexen som jeg skal vise til etter hvert.
Dette er altså sekkebeløpene som utløses alt etter hvilken type mobilitet en gjennomfører og de utløses da på bakgrunn av en godkjent mobilitet.
Så kan det jo være greit å vite hvilke satser som gjelder for ditt prosjekt når du vet hvor dere skal reise og hvor lenge dere skal være vekke. En vil kunne finne de reelle satsene i Programguiden under «What are the funding rules» og her har vi også angitt sidetallene for hvor en finner disse satsene for henholdsvis fag og yrkesopplæring/VET, skole og voksnes læring. Dere finner det også i Annex 4 i kontrakten som dere har fått, altså ett av vedleggene til kontrakten som heter «Applicable rates». Der står det også hvilke satser som gjelder for ulike typer reiselengder og ulike typer land, så der kan dere også sjekke for å vite nøyaktig hvilke satser som blir utløst for den mobiliteten som dere skal gjennomføre.
Når dere i vår søkte om prosjektet la dere inn de mobiliteten dere ønsker å gjennomføre. Og i søknaden fikk dere et «Budget summery», det vil si at søknaden samlet sammen de satsene eller de sekkebeløpene som vil utløses og dere fikk inn en totalsum som du da finner under denne «Budget summery» i søknaden. Det har jeg vist på den første sirkelen her, det er det du finner i søknaden. Så har du Annex II, altså ett av de andre vedleggene som kom sammen med kontrakten. Annex II i kontrakten er et ganske viktig dokument for den gir en oversikt over hva dere faktisk har fått. Når en får kontrakten er det derfor viktig å sammenligne det med det dere søkte om. Da kan dere se om dere eventuelt har fått noen kutt. Det kan være noen har fått kutt. Kanskje noen har lagt inn et Distance-band som var for høyt og en kan da ha fått kutt i reisestøtte. Eller det kan være andre kutt en har fått. Derfor er det veldig viktig å sammenligne «Budget summary» i søknaden og Annex II i kontrakten der det står «Activities», altså det dere har fått tildelt. I dette tilfellet som en ser her så er det samsvar mellom den totalsummen en har fått i søknaden og den totalsummen som ligger i Annex II i kontrakten. Da har en ikke fått noen kutt. Men dersom det er en differanse der så er det viktig å finne ut hva den differansen skyldes. Ta gjerne kontakt om en har fått en differanse, men ikke forstår hvorfor den differansen er der.
Så skal vi si litt mer om Annex II. Som nevnt er Annex II et veldig viktig vedlegg til kontrakten da den gir dere informasjon om hva dere faktisk har fått. På forrige lysbilde viste jeg at «Activities» gir en oppsummering av de aktivitetene dere får tildelt. Under «Budget» i Annex II får dere en mer oppsplittet oversikt over de ulike budsjettkategoriene. I dette prosjektet som vi viser til her så har en da søkt om «Group mobility of school pupils» som en ser oppe til venstre her. Da har en fått 3000 Euro i Organisational support. En har fått 9900 Euro til travel og 26.280 Euro til Individual support. Så ser en også at dette med Individual support er delt opp i neste linje, og fordelt på det som går på deltakerne, altså i dette tilfellet elevene, og det som går på Individual support til følgepersoner. Følgepersoner får en høyere rate enn elevene som deltar.
Så ser vi på «Participant profiles» der det vil stå oppført om en har oppgitt for eksempel at noen av disse reisene skal være green travel. Dette medfører jo også noen sekkebeløp. Så ser en i dette tilfellet her at en har oppgitt at det er 6 deltakere som har særlig utfordring eller «fewer opportunities». Dette blir mer utbrodert i neste del som heter «Inclusion support». Her har en da søkt om 100 euro per deltager som et sekkebeløp for «Inclusion support» for disse 6 deltakerne som da av ulike grunner kan ha behov for noe ekstra støtte. Dersom en i tillegg har søkt om «Inclusion support» utover de 100 euro som en kan søke som et sekkeløp, så vil dette også fremkomme her.
Da har dere fått en rask, men forhåpentligvis grei gjennomgang av hvordan en skal tolke og bruke budsjettet sitt i et enkeltstående mobilitetsprosjekt. Som sagt får en altså en oversikt over hva en har fått og oppdelingen i de ulike budsjettkategoriene, og det er jo disse summene en har å forholde seg til så lenge en gjennomfører en gyldig mobilitet. Så vil jeg bare påpeke igjen at dette jo er sekkebeløp, det vil si at en kan gjennomføre mobiliteter som i reelle kostnader er billigere enn satsene. Kanskje en får billige flybilletter og elevene bor i vertsfamilier slik at en får lavere reelle kostnader knyttet til mobilitetene enn det satsene tilsier. Men en vil uansett få de satsene som mobiliteten utløser. I motsatt fall kan en få dyrere mobiliteter. Det kan være vanskelig å finne billige flybilletter og elevene kan ikke bo i vertsfamilier og en får derfor utgifter knyttet til losji også for elevene. Da kan en risikere at en får en dyrere mobilitet enn de satsene en får, men det er likevel disse satsene som blir utløst. Eventuelle overskytende kostnader må skolen eller institusjonen da stå inne for. Men det vi ofte ser er at en med god planlegging kan klare å få reisekostnadene innenfor de satsene som er gitt. Og for å ta dette eksempelet her så skal de kanskje sende disse 30 elevene i ulike grupper og kanskje til ulike steder. Da kan det godt være at noen av mobiliteten, i reelle kostnader, blir billigere enn det satsene tilsier og noen kanskje blir dyrere. Da kan dette i noen tilfeller utligne seg i løpet av en prosjektperiode.
Så god planlegging er viktig for å få gjennomført prosjektet på en god måte, både for å gjennomføre aktiviteter som er gyldige og for å gjennomføre mobiliteter som er så rimelige som mulig. Men igjen, ta gjerne kontakt hvis det er noe som er uklart eller en har spørsmål enten det går på på gyldige aktiviteter eller hvordan en skal tenke budsjettet. Men jeg håper at denne instruksjonsvideoen kan være til hjelp et stykke på vei til å forstå hvordan en skal tenke budsjettet sitt. Med det så takker jeg for denne økten og ønsker dere lykke til!
Da skal vi gå igjennom hvilke aktivitetstyper som finnes i disse KA1-prosjektene deres og hvilken mulighet til endringer og hvilken fleksibilitet som dere har, både uten å spørre oss og etter å ha spurt oss på HK-dir om endringer.
Det første jeg vil si er at dere har en betydelig grad av fleksibilitet, så lenge man forholder seg til målsetningen med prosjektet. Man kan bytte både destinasjonsland og man kan bytte mobilitetstype. Det betyr at om man kanskje har fått innvilget å reise på et kurs, så har man mulighet til å bytte til jobbskygging istedenfor. Men er det snakk om større endringer, for eksempel å bytte til en aktivitetstype som man ikke har fått innvilget i utgangspunktet så ta kontakt med oss, så ser vi om det kan la seg gjøre. Som oftest finner vi en løsning. Og selvfølgelig dersom prosjektet er ilagt noen begrensninger av oss på HK-dir, så må man forholde seg til disse. For eksempel hvis et mål i Erasmusplanen ikke er godkjent, så kan man selvfølgelig ikke gjennomføre aktiviteter knyttet til den målsetningen.
Når det er snakk om forlengning av prosjektet, så må vi skille litt mellom de av dere som har en akkreditering og de av dere som har et enkeltstående prosjekt.
Alle akkrediterte prosjekter er i utgangspunktet 15 måneder. Men etter omtrent ett år, så vil alle få tilbud om å forlenge prosjektet med ytterligere 9 måneder til 24. I samme slengen, vil man få mulighet til å levere tilbake, eller be om mer midler. Hvis man ikke er i rute for eksempel, eller hvis man ser at man har brukt opp alle midlene som man har fått og man fortsatt har folk som står i kø til å reise ut og derfor kunne ha bruk for mer midler. Da tar vi en omfordelingsøkt på høsten.
Det er selvfølgelig viktig, når man har en akkreditering der man har muligheten til å søke om nye midler hvert år, at man tenker på overlapp mellom de årlige prosjektene, så at man har styr på hvilke mobiliteter som man registrerer på hvilken kontrakt sånn at det ikke blir rot i systemene der.
Når det gjelder enkeltstående prosjekter (KA122) så har de en maksimal varighet på 18 måneder og dere oppgav selv i søknaden hvor langt dere ønsket at prosjektet skulle være. Og vi kan ikke forlenge utover 18 måneder, men hvis dere har fått innvilget 12 og ser at dere har behov for litt mer tid, så kan vi alltid lage en forlengning til opp til 18 måneder.
Så vil jeg gjerne slå et slag for at det finnes noen ekstra finansieringsmuligheter. Vi har satt til side litt penger til en inkluderingspott som dere kan søke om ekstra midler fra. Så hvis dere ser at dere har bruk for økonomisk hjelp for å legge til rette for at absolutt alle skal ha mulighet til å delta. Det skal ikke være noen fysiske eller psykiske eller andre hindringer som som setter en stopper for for deltakelse. Da kan dere søke om midler til dette fra oss, og det er løpende søknadsfrist, så det er bare å ta kontakt med din kontaktperson, så skal du få et et søknadsskjema.
Og til neste gang som dere søker, så husk muligheten om å søke om støtte til grønne reiser, altså det å ta grønne reisevalg. Kanskje reise med tog istedenfor fly? Da kan man få ekstra midler til det.
Så skal vi snakke litt om det å velge aktiviteter. For det første, så vil jeg oppfordre dere til å lese definisjonene av de aktivitetene som dere har har anledning til å velge blant i programguiden. For der står det litt om hvilke krav som er knyttet til de enkelte aktivitetstypene og minimumsvarighet.
Følgende aktiviteter er felles for alle, både skole, fagopplæring og voksenopplæring. Akkrediterte og enkeltstående. Det handler om ansattmobilitet.
Så nytt for denne programperioden er at man kan invitere en ekspert hjem til sin institusjon og få vedkommende til å til å holde et opplegg for flere personer på hjemmeinstitusjon.
Dere kan også være vertsskole for en lærerstudent, en student fra et annet europeisk land som studerer til å til å bli lærere som kan komme og være en ekstra ressurs inne på skolen deres.
Så har dere anledning til å dra på forberedende besøk for å fordype samarbeidet med enkelte samarbeidspartnere og legge til rette for eksempelvis langtids mobilitet for elever, deltakere eller lærlinger.
Én ting er svært viktig å presisere, og vi ser at dette blir brukt feil. Det er at mange bruker jobbskyggingsmidler til å reise på en slags studiebesøk der man kanskje reiser og besøker flere forskjellige institusjoner i en europeisk by i løpet av samme den samme turen. Det er ikke hensikten og tanken med jobbskygging. Den er at man skal reise til en institusjon og gå ved siden av en person i løpet av en en tidsperiode. Så det er ikke lov med forskjellige studiebesøk, altså.
Det er heller ikke lov å reise til norske institusjoner i utlandet. Det skal være en reell internasjonal dimensjon oppi dette her.
Hvis vi ser på aktiviteter som er utelukkende for de av dere som kommer fra skolesektoren, altså barnehage, barnehage, barneskole, ungdomsskole og videregående studiespes. Så kan dere reise på gruppemobilitet for elever. De har en varighet på mellom 2 og 30 dager. Man kan også sende et mindre antall elever på korttidsmobilitet, og da er det mellom 10 og 29 dager.
Man har også anledning til å sende elever på langtidsmobilitet i helt opp til ett år. Og det krever jo litt mer forberedelser, og men da får man også tettere oppfølging og opplæring fra oss på HK-dir.
Det er jo ikke noen automatisk gjensidighet i disse mobilitetsmidlene, så bare fordi at dere har fått midler til å reise til en skole i Europa, så betyr ikke det at de automatisk kan komme til dere. De må søke om egne midler fra sitt nasjonalkontor for at man skal få til de gjensidigheten.
Hvis vi da ser på fagopplæringen, så når det gjelder elever og lærlinger, så kan de på samme måte som innenfor skole reise på både korttidsmobilitet og langtidsmobilitet, hvor man da enten er utplassert i en bedrift eller i en annen yrkesskole i et annet europeisk land.
Nytt for denne programperioden er at man også kan delta i yrkeskonkurranser.
En annen ny ting er at ansatte har anledning til å reise utenfor Europa, og dette gjelder bare akkrediterte prosjekter, så de av dere som har enkeltstående prosjekter (KA122) dere kan ikke reise utenfor Europas grenser. Men hvis man vet om en japansk institusjon som driver med noe veldig spennende, så kan man altså reise til til Japan og jobbskygge der i en liten periode. Eller man kan undervise i Brasil eller Canada eller noe annet spennende land. Og det er altså 20 % av de midlene som man har fått tildelt, som man kan bruke utenfor Europas grenser. Lurer dere mer på dette her, så ta kontakt med kontaktpersonen din på HK-dir, så kan dere diskutere mulighetene.
Til slutt, innenfor voksenopplæringen så er det introdusert to nye tiltak og en helt ny målgruppe: nemlig deltakerne i voksenopplæring. De har nå anledning nå til å reise ut. Man kan enten sende ut en gruppe som man reiser og har et organisert opplegg på en annen voksenopplæringsinstitusjon i Europa i mellom 2-30 dager. Og her er det verdt å presisere at programguiden sier at det ikke er lov å kjøpe et opplegg fra en kommersiell part. Her er det er snakk om et samarbeid med en annen voksenopplæringsinstitusjon.
Det andre alternativet er at man sender enkelte deltakere i voksenopplæringen på et individuelt mobilitetsopphold.
Denne muligheten er svært lite brukt, så til de av dere som har voksenopplæringsprosjekter. Jeg vil oppfordre dere til å tenke over muligheten til å faktisk inkludere deltakere i mobiliteten også.
Det var det jeg hade å si. Så lykke til. Og lurer dere på noe, så ta kontakt med kontaktpersonen din på HK-dir.
Da skal vi se litt på dokumentasjon og rapportering innenfor rammene av mobilitetsprosjekter. For det første, så er det viktig å huske på at det er faktisk ikke nødvendig med for eksempel hotellkvitteringer eller flybilletter. Det som er viktig for oss når dere skal sende inn sluttrapporten, og hvis vi ber om dokumentasjon, er at dere skal kunne vise at en gitt reise har funnet sted.
Hvis det er snakk om individuelle mobiliteter, så er vi på jakt etter en signert bekreftelse fra vertsinstitusjon eller kursarrangør. Og det er viktig at disse inneholder både navn, læringsutbytte, start- og sluttdato, og at den er signert av mottakerorganisasjonen og deltaker.
Noen av dere benytter dere av såkalte intermediary organisations, altså organisasjoner som hjelper dere til å organisere mobiliteter i vertslandet. Det er ikke de som skal stå som mottakerinstitusjoner, det er altså ikke de som skal signere på disse bekreftelsene. Det skal selve vertsinstitusjonen, skolen eller bedriften der dere har hatt utplassert deltakere, gjøre.
Som et alternativ til bekreftelse fra vertsinstitusjonen fungerer det også med et europass mobilitetsdokument som vil inneholde akkurat de samme tingene.
Når det kommer til gruppemobilitet, så ønsker vi at det finnes en deltakerliste og program med datoer, learning outcomes, og at den er signert av sender- og mottakerorganisasjonen.
Hvis dere har fått støtte til grønne reiser og inkludering, så holder det med en erklæring fra rektor eller lederen på institusjonen om at dere har benyttet dere av grønne reiser og at det har vært deltakere som har generert inkluderingskostnad.
Har dere reist på et kurs, så ønsker vi et deltakerbevis og et bevis for at avgiften er betalt på en eller annen måte. Dere vil uansett få det de samme satsene for hva kurset koster, selv om det reelt sett skulle være billigere eller eventuelt dyrere. Vi vil bare se at en avgift er betalt.
Har dere fått støtte til reelle kostnader, så er det viktig å huske på å ta vare på kvitteringene, for de må dere sende inn for at det skal de skal bli godkjent.
Og heldigvis så står alt dette sort på hvitt nokså tydelig i annex 3 til kontrakten som dere har fått tilsendt, så se gjerne på den.
Når det gjelder rapportering fra prosjektene da, så varierer det litt fra prosjekt til prosjekt og aktivitetstype til aktivitetstype. Men generelt sett så kan man si at med mindre man har deltatt i en gruppemobilitet, så må alle som har reist ut sende inn en individuell rapport. Disse blir tilsendt automatisk til e-postadressen til deltakerne idet at de kommer hjem fra en mobilitet, gitt selvfølgelig at de er registrert i beneficiary module på forhånd. Hvis de ikke er det, så vil rapporten bli tilsendt deltakerne dagen etter at man har registrert reisen i beneficiary module. Dette er et skjema som er nokså skjematisk. Man velger svarsalternativer på en skala fra ett til 6. Det er ikke noen kvalitative spørsmål her. Men skjemaet er obligatorisk å svare på.
Så skal alle prosjekter sende inn en sluttrapport for prosjektet 60 dager etter prosjektslutt, og da trenger man ikke å legge ved dokumentasjon. Sluttrapporten finner man inn i beneficiary module etterhvert. Og det som er lurt å merke seg, hvis man har en akkreditering i hvert fall, det er at sluttrapporten kan ligge til grunn for fremtidige tildelinger. Altså en dålig sluttrapport med mye ubrukte midler vil gi en litt dårligere score og litt mindre uttelling neste gang man ber om midler. Med motsatt fortegn: en god rapport, hvor man har brukt opp alle midler vil telle positivt når man ber om midler neste gang.
I tillegg kommer en underveisrapportering på selve akkrediteringen. Dette gjelder altså bare de av dere som er akkreditert. På et eller annet tidspunkt vil dere måtte rapportere på progresjon på det overordnede prosjektet. Men det vil dere få informasjon om fra oss når det blir aktuelt.
Så er det også sånn at vi er pålagt å gjøre noen kontroller av dere. Blant annet desk checks. Det betyr at etter at dere har sendt inn sluttrapporten, så kan vi be om denne dokumentasjonen som vi snakket om tidligere i denne filmen, for å sjekke at alt har vært på stell. Noen av dere vil også få besøk av oss i løpet av prosjektperioden, hvor vi kontrollerer at dere har gode rutiner for prosjektdrift.
Og hva slags oppfølging kan man da forvente seg fra oss på HK-dir? Det skal være lav terskel for å ta kontakt med oss direkte, så send oss en epost eller ring oss. Vi kan også arrangere webinarer litt sånn ad hoc på tematikk som vi ser kan være relevant for flere. Så hvis det skulle være noen ønsker knyttet til den type webinarer, så er det bare å melde inn til kontaktpersonene deres, så skal vi se hva vi kan få til.
Og av og til, så arrangerer vi noe som vi kaller for tematiske seminar, hvor vi samler prosjektet som jobber med lignende tematikk for å se om vi kan skape noen synergier og lære av hverandre. Det det kan altså også bli aktuelt at dere får en invitasjon til den type seminar.
Da gjenstår det bare å si lykke til videre med prosjektet.